Должностная инструкция офис-менеджера

Офис-менеджер — специалист, отвечающий за создание комфортных условий для работы сотрудников и поддерживающий благоприятный климат в коллективе. От человека, занимающего должность, зависит продуктивность функционирования фирмы и величина возможного дохода. По этой причине, прописывая должностные обязанности офис-менеджера, предприниматель должен внимательно подойти к выполнению процедуры.

Основные функции специалиста

На сегодняшний день должность востребована во многих компаниях. Владельцы организаций пришли к выводу, что наличие специалиста, отвечающего за функционирование коллектива, позволит улучшить работу предприятия.

В список основных задач, которые выполняет специалист, входят:

• организация работы персонала;
• обеспечение документооборота;
• контроль за наличием приспособлений, необходимых для выполнения функций сотрудников офиса.

Профессию часто сравнивают с работой секретаря, однако список обязанностей офис-менеджера шире. Секретарь оказывает помощь руководителю компании, а офис-менеджер обеспечивает функционирование всего коллектива фирмы.

Прописывая функции офис-менеджера в должностной инструкции, владелец бизнеса должен помнить, что профессия отсутствует в Квалификационном справочнике.

Предприниматель может самостоятельно обозначить функции, которые будет выполнять человек, занимающий должность.

документ должен быть составлен грамотно. После ее изучения, у сотрудника не должно остаться вопросов. Это поможет избежать конфликтов.

Требования к специалисту

Отсутствие данной профессии в Квалификационном справочнике позволяет работодателю самостоятельно выбрать умения и навыки, которыми должен обладать работник, претендующий на должность.

Обычно должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря включает следующие требования:

• знание основ работы с компьютером;
• знание иностранных языков;
• знание оргтехники;
• высшее образование.

Личностные качества:

• коммуникабельность, грамотная речь и дикция;
• внимательность;
• пунктуальность
• ответственность;
• презентабельный и аккуратный внешний вид.

Перечень может быть сужен или расширен. Так в компании, взаимодействующей только с клиентами внутри страны, знание языков не является обязательным. Для международной организации требование может выдвигаться на 1 место.

Компетенция

Занимаясь составлением документа, работодатель должен опираться на образец должностной инструкции офис-менеджера ДИ, который можно скачать здесь. В бумагу обязательно должен быть включен раздел, содержащий кормы и стандарты деятельности, которыми должен руководствоваться специалист.

В компетенцию менеджера входят:

• основы делопроизводства;
• кадровый учет;
• местные нормативно-правовые акты;
• требования, которые предъявляет к специалистам деловой этикет;
• правила ведения переговоров с клиентами и партнерами.

Выполняя задачи, которые возложило на него руководство фирмы, офис-менеджер должен руководствоваться действующим законодательством и соблюдать положения должностной инструкции.

Права работника

Если владелец компании задумался над тем, что входит в обязанности офис-менеджера, он не должен забывать о правах специалиста. Они должны быть прописаны в соответствующем разделе должностной инструкции. Занимающий должность, обладает рядом специфических прав. К ним относятся:

• отправление документов на доработку;
• прием визитеров, если специалист осуществляет встречи с клиентами.

Сотрудник должен уметь быстро оценить важность визита и его влияние на положение дел в фирме. В случае необходимости встречи с важным лицом, офис-менеджер наделен правом отложить запланированные визиты или отказать посетителю в диалоге.

Работодатель должен помнить, что не имеет права требовать специалиста осуществлять работу, которая не прописана в его должностной инструкции.

Должностные обязанности

Составляя документ, специалист должен уделить особое внимание разделу обязанностей. От перечня функций, которые будут прописаны в документе, зависит эффективность работы сотрудника. Обычно в бумаге прописывают должен ли специалист:

• заниматься документами для обеспечения внутренних связей между сотрудниками предприятия;
• принимать звонки;
• отвечать за обеспечение работников канцелярскими принадлежностями;
• заниматься оформлением командировочных документов и их приемом.

В бумагу можно вписать дополнительные пункты. Следует указать все операции, которые находятся в ведомости офис-менеджера. Но они не должны дублировать обязанности других специалистов.

Как составить должностную инструкцию

В состав документа входит 4 раздела. К ним относятся:

• общие положения;
• права специалиста;
• обязанности;
• ответственность.

Занимаясь заполнением первого раздела, нужно заполнить общие сведения о профессии. В бумаге должно быть указано полное наименование должности и ее категорию.

Наказания применяются в том случае, если специалист не исполняет возложенные на него обязанности или делает это в ненадлежащей форме.

Затем прописывается, кому непосредственно подчиняется сотрудник. В этом же разделе требуется указать, имеются ли у офис-менеджера собственные подчиненные. В разделе также прописываются сведения о необходимом стаже для получения должности, образовании и навыках.

Чтобы инструкция была полной, занимающийся ее составлением специалист должен указать информацию о нормативно-правовой базе, которой должен неукоснительно следовать человек, занимающий должность.

Закончив с заполнением общего раздела, предприниматель может переходить к записи прав работника. Их список зависит от функции офис-менеджера. К перечню классических прав, прописываемых в инструкции, относятся:

• возможность получать сведения у работников офиса;
• получать сведения о решениях, принятых руководством;
• просить предоставлять отчеты в соответствии с установленной формой;
• предлагать управляющему компанией идеи по модернизации рабочего процесса;
• ожидать от руководящего состава содействия в осуществлении обязанностей.

Должностные обязанности – раздел, заполнять который требуется особенно тщательно. В нем необходимо подробно прописать все функции, которые будет выполнять специалист в процессе осуществления трудовой деятельности.

В последнем разделе следует прописать все виды ответственности, к которым может быть привлечен специалист. Однако на практике в документе не указывают конкретные меры воздействия, ограничиваясь общими формулировками. В должностной инструкции указывают, что офис-менеджер может быть привлечен к следующим видам ответственности:

• дисциплинарной ответственности;
• административной ответственности;
• уголовной ответственности;
• материальной ответственности.

Если работник во время трудовой деятельности нарушит действующее законодательство, он будет привлечен к ответственности, равной совершенному деянию. Порча имущества компании или нанесение ей иного вреда может повлечь за собой необходимость выплаты материальной компенсации в пользу фирмы.