Должностная инструкция офис-менеджера
Офис-менеджер — специалист, отвечающий за создание комфортных условий для работы сотрудников и поддерживающий благоприятный климат в коллективе. От человека, занимающего должность, зависит продуктивность функционирования фирмы и величина возможного дохода. По этой причине, прописывая должностные обязанности офис-менеджера, предприниматель должен внимательно подойти к выполнению процедуры.
Содержание
Основные функции специалиста
На сегодняшний день должность востребована во многих компаниях. Владельцы организаций пришли к выводу, что наличие специалиста, отвечающего за функционирование коллектива, позволит улучшить работу предприятия.
В список основных задач, которые выполняет специалист, входят:
- организация работы персонала;
- обеспечение документооборота;
- контроль за наличием приспособлений, необходимых для выполнения функций сотрудников офиса.
Профессию часто сравнивают с работой секретаря, однако список обязанностей офис-менеджера шире. Секретарь оказывает помощь руководителю компании, а офис-менеджер обеспечивает функционирование всего коллектива фирмы.
Прописывая функции офис-менеджера в должностной инструкции, владелец бизнеса должен помнить, что профессия отсутствует в Квалификационном справочнике.

документ должен быть составлен грамотно. После ее изучения, у сотрудника не должно остаться вопросов. Это поможет избежать конфликтов.
Требования к специалисту
Отсутствие данной профессии в Квалификационном справочнике позволяет работодателю самостоятельно выбрать умения и навыки, которыми должен обладать работник, претендующий на должность.
Обычно должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря включает следующие требования:
- знание основ работы с компьютером;
- знание иностранных языков;
- знание оргтехники;
- высшее образование.
Личностные качества:
- коммуникабельность, грамотная речь и дикция;
- внимательность;
- пунктуальность
- ответственность;
- презентабельный и аккуратный внешний вид.
Перечень может быть сужен или расширен. Так в компании, взаимодействующей только с клиентами внутри страны, знание языков не является обязательным. Для международной организации требование может выдвигаться на 1 место.
Компетенция
Занимаясь составлением документа, работодатель должен опираться на образец должностной инструкции офис-менеджера ДИ, который можно скачать здесь. В бумагу обязательно должен быть включен раздел, содержащий кормы и стандарты деятельности, которыми должен руководствоваться специалист.
В компетенцию менеджера входят:
- основы делопроизводства;
- кадровый учет;
- местные нормативно-правовые акты;
- требования, которые предъявляет к специалистам деловой этикет;
- правила ведения переговоров с клиентами и партнерами.

Права работника
Если владелец компании задумался над тем, что входит в обязанности офис-менеджера, он не должен забывать о правах специалиста. Они должны быть прописаны в соответствующем разделе должностной инструкции. Занимающий должность, обладает рядом специфических прав. К ним относятся:
- отправление документов на доработку;
- прием визитеров, если специалист осуществляет встречи с клиентами.
Сотрудник должен уметь быстро оценить важность визита и его влияние на положение дел в фирме. В случае необходимости встречи с важным лицом, офис-менеджер наделен правом отложить запланированные визиты или отказать посетителю в диалоге.

Должностные обязанности
Составляя документ, специалист должен уделить особое внимание разделу обязанностей. От перечня функций, которые будут прописаны в документе, зависит эффективность работы сотрудника. Обычно в бумаге прописывают должен ли специалист:
- заниматься документами для обеспечения внутренних связей между сотрудниками предприятия;
- принимать звонки;
- отвечать за обеспечение работников канцелярскими принадлежностями;
- заниматься оформлением командировочных документов и их приемом.
В бумагу можно вписать дополнительные пункты. Следует указать все операции, которые находятся в ведомости офис-менеджера. Но они не должны дублировать обязанности других специалистов.
Как составить должностную инструкцию
В состав документа входит 4 раздела. К ним относятся:
- общие положения;
- права специалиста;
- обязанности;
- ответственность.
Занимаясь заполнением первого раздела, нужно заполнить общие сведения о профессии. В бумаге должно быть указано полное наименование должности и ее категорию.

Затем прописывается, кому непосредственно подчиняется сотрудник. В этом же разделе требуется указать, имеются ли у офис-менеджера собственные подчиненные. В разделе также прописываются сведения о необходимом стаже для получения должности, образовании и навыках.
Чтобы инструкция была полной, занимающийся ее составлением специалист должен указать информацию о нормативно-правовой базе, которой должен неукоснительно следовать человек, занимающий должность.
Закончив с заполнением общего раздела, предприниматель может переходить к записи прав работника. Их список зависит от функции офис-менеджера. К перечню классических прав, прописываемых в инструкции, относятся:
- возможность получать сведения у работников офиса;
- получать сведения о решениях, принятых руководством;
- просить предоставлять отчеты в соответствии с установленной формой;
- предлагать управляющему компанией идеи по модернизации рабочего процесса;
- ожидать от руководящего состава содействия в осуществлении обязанностей.
Должностные обязанности – раздел, заполнять который требуется особенно тщательно. В нем необходимо подробно прописать все функции, которые будет выполнять специалист в процессе осуществления трудовой деятельности.
В последнем разделе следует прописать все виды ответственности, к которым может быть привлечен специалист. Однако на практике в документе не указывают конкретные меры воздействия, ограничиваясь общими формулировками. В должностной инструкции указывают, что офис-менеджер может быть привлечен к следующим видам ответственности:
- дисциплинарной ответственности;
- административной ответственности;
- уголовной ответственности;
- материальной ответственности.
Если работник во время трудовой деятельности нарушит действующее законодательство, он будет привлечен к ответственности, равной совершенному деянию. Порча имущества компании или нанесение ей иного вреда может повлечь за собой необходимость выплаты материальной компенсации в пользу фирмы.