Обязанности делопроизводителя и образец должностной инструкции
Делопроизводитель – это сотрудник, особо ценный на любом предприятии, большим документооборотом. На него возлагается решение многочисленных задач, требующих оперативного вмешательства, а также ответственность за несоблюдение основных правил рабочего распорядка. Рассмотрим подробный образец должностной инструкции делопроизводителя, а также особенности ее осуществления и ответственность за пренебрежение основными правилами.
Содержание
Общие нормы и правила
Делопроизводитель – сотрудник технической отрасли. Назначается на должность только в случае наличия общего среднего образования по технической специализации и прохождения индивидуальных курсов продолжительностью 3 месяца. Назначение сотрудника на должность и освобождение от нее осуществляется непосредственно на основании приказа руководителя, по поручению начальника, работающего в области структурного подразделения. Образец должностной инструкции можно скачать в этой статье.
Что должен знать специалист
- основные положения в рамках инструкции своей деятельности на предприятии;
- базовые инструктажи по работе с техникой и механизированным трудом;
- тонкости и устройство системы делопроизводства на государственном уровне;
- базовые стандарты системы унификации, распорядительной документации и организационных моментов;
- структуру фирмы, а также расположение и разветвление ее базовых подразделений;
- алгоритм, на основании которого осуществляется контроль особенностей работы и прохождение документов служебного характера;
- правила по внутреннему распорядку труда, беспрекословно выполняемые каждым сотрудником;
- основы, на базе которых осуществляется организация трудового процесса;
- правила и нормы, посредством которых на производстве или другом предприятии налажена охрана трудового порядка и дисциплины;
- нормы и правила по охране труда, технике безопасности и санитарии, а также особенности защиты против пожаров.
Владение представленной информацией позволит сотруднику обеспечить себе карьерный рост, а предприятию – положительную динамику развития.

Подчинение и взаимосвязи
В своей работе делопроизводитель подчиняется непосредственно другим сотрудникам, в частности – своему прямому начальнику и руководителю фирмы. Во время принятия решений и осуществления рабочего процесса, сотрудник руководствуется:
- основными нормативными и методическими документами, имеющими отношение к его работе;
- материалами дидактического характера, имеющими прямое отношение к качеству выполняемых действий, эффективности принятых на производстве или в торговой деятельности решений;
- уставными документами фирмы, в которых прописаны нужные правила и полномочия должностного лица;
- правилами, касающимися внутреннего распорядка труда;
- приказами от руководителя и основными распоряжениями от него;
- рассматриваемой документацией – настоящей инструкцией.
Обратите внимание: в то время когда сотрудник отсутствует, его обязанности возлагаются на лицо, которое назначается в установленном порядке. Данное лицо имеет определенные права и назначается главным — за качество выполняемых процессов и обязанностей, возложенных на него.
Функции и обязанности сотрудника
Рассматривая данную документацию, стоит упомянуть основные функции делопроизводителя. Сюда входят такие действия, как:
- проведение работ, связанных с обработкой важной коммерческой документации;
ведение процессов, имеющих отношение к документообороту – его хранения, систематизации, учету; - контроль того факта, чтобы документация была оформлена грамотно;
- предоставление запрашиваемых справок по документам, которые были зарегистрированы.

Должностные обязанности делопроизводителя обширны и многочисленны, поскольку взаимосвязаны с тем, что он задействован сразу в нескольких процессах организации. Есть перечень обязанностей, которые должен соблюдать данный сотрудник, к ним относятся следующие элементы:
- Принятие и последующее регистрирование корреспонденции, которая поступила на учет. Можно применять карточки регистрации, инструменты и средства компьютерной обработки, согласно резолюции руководителей, а также на основании разрешения структурных подразделений фирмы.
- Слежение за фактом прохождения документации, осуществление контролирования исполнения бумаг, прошедших регистрацию.
- Постоянная и регулярная отправка исполненных документов по адресатам.
- Ведение учета корреспонденции, операции по систематизации хранения бумажных данных, перепроверка и отслеживание их статуса.
- Подготовка документации и сдача в архив требуемых материалов, которые закончены сотрудником, предоставление бумаг в картотеку.
- Создание условий для безопасного хранения и сохранности соответствующих документов.
Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя на предприятии предполагает выполнение им широкого перечня обязательств.
Права работника
- Ознакомление с проектными решениями со стороны руководителей фирмы, которые касаются деятельности сотрудника.
- Внесение предложений, направленных на совершенствование рабочего процесса, имеющего связь с обязательствами, предусмотренными инструкцией.
- При необходимости требование от коллег и вышестоящих сотрудников данных для беспрепятственного осуществления деятельности.
- Требования от руководства фирмы того факта, чтобы было оказано содействие для выполнения обязанностей и правовых полномочий.
Обратите внимание: делопроизводство являет собой сложный процесс, требующий от руководителя принятия своевременных управленческих решений.

Ответственные моменты
Сотрудник, занятый в данной сфере, имеет в своей области определенную ответственность за некоторые ситуации, которые могут возникнуть в ходе рабочего процесса. Сюда относят такие нарушения, как:
- неисполнение обязанностей или плохое качество их осуществления. Несоблюдение норм и тонкостей данной инструкции;
- присутствие правонарушений, имеющих место быть в рамках деятельности фирмы при нарушении уголовного, административного и другого законодательства;
- наличие факта того, что сотрудником был причинен материальный ущерб фирме в пределах, которые были определены действующим кодексом РФ.
В рамках осуществления деятельности сотрудник выполняет большое количество обязанностей, связанных с обеспечением документооборота и других нюансов, имеющих место быть. За несоблюдение или целенаправленное недостаточное соблюдение норм и правил закона полагается ответственность, ее вид зависит от масштабности деятельности и от степени причиненного ущерба.