Обязанности делопроизводителя и образец должностной инструкции

Делопроизводитель – это сотрудник, особо ценный на любом предприятии, большим документооборотом. На него возлагается решение многочисленных задач, требующих оперативного вмешательства, а также ответственность за несоблюдение основных правил рабочего распорядка. Рассмотрим подробный образец должностной инструкции делопроизводителя, а также особенности ее осуществления и ответственность за пренебрежение основными правилами.

Общие нормы и правила

Делопроизводитель – сотрудник технической отрасли. Назначается на должность только в случае наличия общего среднего образования по технической специализации и прохождения индивидуальных курсов продолжительностью 3 месяца. Назначение сотрудника на должность и освобождение от нее осуществляется непосредственно на основании приказа руководителя, по поручению начальника, работающего в области структурного подразделения. Образец должностной инструкции можно скачать в этой статье.

Что должен знать специалист

• основные положения в рамках инструкции своей деятельности на предприятии;
• базовые инструктажи по работе с техникой и механизированным трудом;
• тонкости и устройство системы делопроизводства на государственном уровне;
• базовые стандарты системы унификации, распорядительной документации и организационных моментов;
• структуру фирмы, а также расположение и разветвление ее базовых подразделений;
• алгоритм, на основании которого осуществляется контроль особенностей работы и прохождение документов служебного характера;
• правила по внутреннему распорядку труда, беспрекословно выполняемые каждым сотрудником;
• основы, на базе которых осуществляется организация трудового процесса;
• правила и нормы, посредством которых на производстве или другом предприятии налажена охрана трудового порядка и дисциплины;
• нормы и правила по охране труда, технике безопасности и санитарии, а также особенности защиты против пожаров.

Владение представленной информацией позволит сотруднику обеспечить себе карьерный рост, а предприятию – положительную динамику развития.

Образец должностной инструкции делопроизводителя нужен для ведение документооборота компании

Подчинение и взаимосвязи

В своей работе делопроизводитель подчиняется непосредственно другим сотрудникам, в частности – своему прямому начальнику и руководителю фирмы. Во время принятия решений и осуществления рабочего процесса, сотрудник руководствуется:

• основными нормативными и методическими документами, имеющими отношение к его работе;
• материалами дидактического характера, имеющими прямое отношение к качеству выполняемых действий, эффективности принятых на производстве или в торговой деятельности решений;
• уставными документами фирмы, в которых прописаны нужные правила и полномочия должностного лица;
• правилами, касающимися внутреннего распорядка труда;
• приказами от руководителя и основными распоряжениями от него;
• рассматриваемой документацией – настоящей инструкцией.

Обратите внимание: в то время когда сотрудник отсутствует, его обязанности возлагаются на лицо, которое назначается в установленном порядке. Данное лицо имеет определенные права и назначается главным — за качество выполняемых процессов и обязанностей, возложенных на него.

Функции и обязанности сотрудника

Рассматривая данную документацию, стоит упомянуть основные функции делопроизводителя. Сюда входят такие действия, как:

• проведение работ, связанных с обработкой важной коммерческой документации;
  ведение процессов, имеющих отношение к документообороту – его хранения, систематизации, учету;
• контроль того факта, чтобы документация была оформлена грамотно;
• предоставление запрашиваемых справок по документам, которые были зарегистрированы.

Делопроизводитель на предприятии помимо опыта работы должен обладать рядом качеств для эффективного исполнения своих обязанностей

Должностные обязанности делопроизводителя обширны и многочисленны, поскольку взаимосвязаны с тем, что он задействован сразу в нескольких процессах организации. Есть перечень обязанностей, которые должен соблюдать данный сотрудник, к ним относятся следующие элементы:

1. Принятие и последующее регистрирование корреспонденции, которая поступила на учет. Можно применять карточки регистрации, инструменты и средства компьютерной обработки, согласно резолюции руководителей, а также на основании разрешения структурных подразделений фирмы.
2. Слежение за фактом прохождения документации, осуществление контролирования исполнения бумаг, прошедших регистрацию.
3. Постоянная и регулярная отправка исполненных документов по адресатам.
4. Ведение учета корреспонденции, операции по систематизации хранения бумажных данных, перепроверка и отслеживание их статуса.
5. Подготовка документации и сдача в архив требуемых материалов, которые закончены сотрудником, предоставление бумаг в картотеку.
6. Создание условий для безопасного хранения и сохранности соответствующих документов.

Таким образом, должностная инструкция делопроизводителя на предприятии предполагает выполнение им широкого перечня обязательств.

Права работника

1. Ознакомление с проектными решениями со стороны руководителей фирмы, которые касаются деятельности сотрудника.
2. Внесение предложений, направленных на совершенствование рабочего процесса, имеющего связь с обязательствами, предусмотренными инструкцией.
3. При необходимости требование от коллег и вышестоящих сотрудников данных для беспрепятственного осуществления деятельности.
4. Требования от руководства фирмы того факта, чтобы было оказано содействие для выполнения обязанностей и правовых полномочий.

Обратите внимание: делопроизводство являет собой сложный процесс, требующий от руководителя принятия своевременных управленческих решений.

Делопроизводитель имеет право потребовать любые необходимые для работы данные как у руководства, так и у коллег

Ответственные моменты

Сотрудник, занятый в данной сфере, имеет в своей области определенную ответственность за некоторые ситуации, которые могут возникнуть в ходе рабочего процесса. Сюда относят такие нарушения, как:

• неисполнение обязанностей или плохое качество их осуществления. Несоблюдение норм и тонкостей данной инструкции;
• присутствие правонарушений, имеющих место быть в рамках деятельности фирмы при нарушении уголовного, административного и другого законодательства;
• наличие факта того, что сотрудником был причинен материальный ущерб фирме в пределах, которые были определены действующим кодексом РФ.

В рамках осуществления деятельности сотрудник выполняет большое количество обязанностей, связанных с обеспечением документооборота и других нюансов, имеющих место быть. За несоблюдение или целенаправленное недостаточное соблюдение норм и правил закона полагается ответственность, ее вид зависит от масштабности деятельности и от степени причиненного ущерба.