Правила заверения копий документов
Копия документа – аналогичный тип документации, обеспечивающий 100%-е воспроизведение данных подлинного образца, а также часть внешних признаков или параметров в полной мере.
Требование, предъявляемое к копии, заключается в том, что она должна воспроизводить основные реквизиты основной документации. Оформление копии осуществляется на бланке или на типовом листе, текст подлинника в полной мере повторяется.
Рассмотрим ситуации, когда копия верна на документах: образец, фото таких случаев и особенности составления бумаг.
Содержание
Особенности документа
Характерная особенность копий заключается в отсутствии личной подписи владельца, который подписал подлинник.
При этом наименование информационного листа, а также расшифровка подписи должны быть воспроизведены в полной мере.
В связи с отсутствием подлинной подписи какой-либо из сторон, копия нуждается в заверении.
Факт того, что копия имеет полное соответствие подлиннику, отмечается посредством особого реквизита, именуемого как «отметка о заверении», расположенного под подписью. В ее составе находится несколько важных элементов:
- слово «Верно», написанное с прописной буквы;
- указание наименования лица, заверившего экземпляр;
- подпись уполномоченного лица для заверения;
- расшифровка подписи;
- указание даты заверения.
Компания вправе провести заверение только документов, которые были созданы в ее рамках. Если ведется речь о сторонних компаниях, то заверение допустимо только при наличии соответствующего разрешения от тех организаций. Если таковое отсутствует, можно заниматься изготовлением копий в процессе решения нескольких вопросов, перечень которых ограничен:
- прием сотрудников на работу;
- подтверждение стажа труда;
- создание личного дела каждого.
На практике часто применяется вид копий, при котором материалы в автоматическом режиме получают заверение, причем это относится ко всем экземплярам. Такие элементы носят название умноженных экземпляров.
Первый из них обычно печатается на бланке, после прохождения процедуры заверения становится подлинником, а остальные превращаются в копии. Заверение и подтверждение в данном случае предполагает подписание, регистрацию, установление печати.
Во-первых, эти экземпляры могут быть разделены на несколько категорий.
- Выписка, представленная копией элемента документа. Распространенным на практике является процесс выписок по личным составам, используемых при формировании личного дела каждого сотрудника. Оформление осуществляется на общем бланке, благодаря чему процесс воспроизведения основных реквизитов заметно сокращается.
- Отпуск. Еще один элемент воспроизведения копий, осуществляемый уполномоченными лицами и упрощающий процедуру ведения дел в рамках предприятий различного типа и плана.
Так, порядок заверений копий документов организации достаточно прост, если разобраться в совершении этого процесса более детально.
Новые правила и нормативы
Процесс работы службы по приему кадров нередко сопровождается необходимостью создания копии того или иного документа. Не так давно в рамки этого явления были введены изменения, в связи с которыми важно изучить процесс детально.
Порядок оформления
Чтобы документ обрел силу юридического характера, необходимо чтобы при его оформлении присутствовали реквизиты (обязательно):
- Наименование компании;
- Название и описание структурного подразделения;
- Дата проведения процедуры;
- Индекс регистрации процесса;
- Подпись уполномоченного лица.
Эти правила заверения копий документов утверждены в Инструкции касательно оформления документации.
До того как были внесены изменения, было отмечено, что для обретения копией юридической силы требуется заверение, однако порядок этого процесса не уточнялся.
Уполномоченные лица
В рамках новых законодательных требований к копии предъявляется необходимость воспроизведения всех реквизитов документации, включая реквизитов самого бланка.
Рассматривая ответ на вопрос о том, кто имеет право заверять копии документов в организации, можно отметить, что в качестве такого сотрудника может выступать главный служащий в отделе кадров – начальник или же работник, которому, на основании норм законодательства, были предоставлены правомочия на совершение подобных действий.
Важно знать! Должностное лицо, которое является уполномоченным (это может быть сам руководитель организации или его заместители, начальник структурного подразделения и помощники, специалист или работник, имеющий право на принятие отдельных решений), должен выполнять все свои трудовые обязательства.
Указание основных сведений
Копия документа, в которой воспроизведены частично нужные реквизиты, имеющая заверение в юридическом порядке, представляет собой выписку из документа. Оформление, как уже отмечалось, проводится на общем бланке.
В документации указывается непосредственно слово «Выписка» и имеет отношение к названию. Отметка о том, что копия заверена, наносится под реквизит «Подпись». Рассмотрим образец, как правильно заверить копию документа, ставя печать «Копия верна».
Пример копии
ВЕРНО
Всего в копии прошито, пронумеровано и скреплено печатью 8 листов. Неоговоренных исправлений в копии нет.
Начальник службы по кадрам
Подпись _________/А. Б. Сидоров
14.07.2015
Копии документов, которые предоставляются физическим и юридическим лицам, их официальным представителям, а также отдельные выписки из них, стоит оформлять на основании данных Инструкции.
Если имеет место быть пересылка документации в другие организации, в том числе и ее копий, и это требуется для решения задач, связанных с законными интересами и правами обратившихся лиц, необходимо, чтобы на пересылаемых документах была печать компании.
Вывод
Таким образом, заверенная копия документа – это одна из его разновидностей (может быть в нескольких экземплярах), которая полностью или частично воспроизводит основные данные и реквизиты, а также имеет соответствующие подписи уполномоченных лиц о том, что все указанные в копии данные верны.
Заверенная копия наделяется юридической силой. Правильное оформление заверения влечет отсутствие проблем с законодательными нормами.
