Журнал учета трудовых книжек: правила заполнения и ведения

Учет документации, свидетельствовавшей о факте производственных отношений человека с определенной компанией, ведется на каждом предприятии. Он является основанием для проведения восстановления записей в случае потери документа, свидетельствующего о трудовых отношениях с компанией. При его помощи можно легко найти данные о работнике. При смене ответственных кадровых работников, книга учета позволит новому сотруднику легко и быстро разобраться в делах предшественника.

Зачем нужна трудовая книга

Каждый человек, состоящий в трудовых отношениях с организациями, должен оформить трудовую книгу, которая официально подтверждает факт истории трудоустройства. При оформлении трудовых отношений с работодателем, работник обязан предоставить трудовую книжку в отдел кадров для таких манипуляций, как:

• внесения соответствующей записи;
• хранения документации личного характера;
• проведения работы по учету полученной на ответственное хранение документации.

Учет документации о трудовом стаже работника

На предприятии обычно ко всей ответственной документации выдвигаются одинаковые требования, которые заключаются в аккуратности заполнения информации и в обеспечении безопасности документу от повреждений другими лицами. Трудовая книжка является важным документом, на основании которого впоследствии рассчитываются пенсионные начисления. По этой причине, в соответствии с законодательной нормативной документацией, необходимо обеспечить ее хранение на протяжении пятидесяти лет. Следует учесть, что срок хранения книги, свидетельствовавшей о факте производственных отношений с конкретным работником намного больше и составляет семьдесят пять лет.

Обратите внимание: на руки работникам такая документация выдается только в случае их увольнения. В некоторых ситуациях допустима выдача под расписку с обязательством вернуть документ в строго оговоренное время.

Образец заполнения формы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним можно посмотреть на сайте по этой ссылке. Он незаменим при осуществлении процедуры оформления, для понятия которой проще работать по готовому аналогу.

Особенности прошивки и опломбирования книги учета

Необходимость прошивки книг учета движения трудовых книжек, обусловлена их защитой от неправомерного изъятия листов и осуществления их замены, как собственниками документа, так и другими людьми.

Прошивка документа осуществляется в 3 этапа:

• прокол отверстий;
• пропускание нити или шнурка в отверстия;
• связывание крепежного материала;
• заклеивание с тыльной стороны документа нити при помощи вырезанного небольших размеров листа бумаги.

Важно знать, как правильно прошить важный документ. Для этого следует сделать при помощи дырокола или шила, отверстия с левой боковой стороны книги. При этом проколы следует делать таким образом, чтобы они не оказывали негативного влияния на читабельность документа. Обычно выполняют 2 или 3 отверстия, расположенные строго по вертикальной линии, между которыми следует оставить расстояние в 3 сантиметра.

Для прошива документа можно использовать обыкновенные или капроновые нити, которые допускается складывать в несколько раз с целью обеспечения надежности крепления. Концы нитей после окончания процедуры крепления должны быть выпущены из центрального отверстия с тыльной стороны документа, и завязаны в узел, из которого должны выходить нити, длиной 7 сантиметров. Они приклеиваются с тыльной стороны документа листом бумаги.

Журнал должен быть правильно оформлен и сшит для дальнейшего пользования

Опломбирование документа проводится с целью увеличения степени защиты прошитого документа. Для лучшего понятия проведения процедуры, следует посмотреть готовый образец того,  как правильно опломбировать документ и обязательно ознакомиться с правилами пломбирования. В нормативно-правовых актах государства предусмотрены правила для проведения мероприятия, таким образом оно идет по стандартной схеме пломбирования:

• при помощи наклеенного листа, на котором заносится вся необходимая информация;
• при помощи пленочного пломбировочного устройства;
• используя сургучную пломбу.

Обратите внимание: следует учесть, что самым ненадежным способом опломбирования является проведение процедуры с применением сургуча, который имеет свойство рассыпаться со временем.

Как заполнить журнал

Титульный лист книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них заполняется работником организации, на которого оформлен приказ о соответствующей ответственности. На законодательном уровне предусмотрена смена ответственного за ведение документационного учета, подразумевающая оформлении изменений посредством приказа, и передачу книги учета новому лицу с использованием внутреннего документа по предприятию акта-передачи. Прежде чем приступить к оформлению первого листа документа следует удостовериться в соответствии законодательным нормам и правилам книги, в которой каждая страница должна иметь свой номер и быть опломбированной.

Утвержденные нормативной документацией правила заполнения и ведения книги учета не допускают совершения ошибок и помарок. При наличии таковых, при ближайшей проверке, на ответственное лицо обязательно выпишут штрафные санкции за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей. Для наглядного представления правил оформления документации, следует скачать образец журнала учета трудовых книжек на сайте.

На титульном листе обязательно должна находиться информация:

• название предприятия, которое должно полностью совпадать с данными, указанными при регистрации компании,
• отраженными в учредительной документации;
• форма и тип собственности организации.

Журнал учета трудовых книг может помочь восстановить трудовой стаж при утере трудовой книжки ее владельцем

При самостоятельном оформлении книги учета предпринимателем в разделе формы собственности необходимо указать аббревиатуру ИП, подразумевающие деятельность индивидуального предпринимателя. При этом, в следующей графе, вместо названия предприятия, следует указать личные данные бизнесмена, совпадающие с регистрационной и с паспортной информацией. Скачать образец бланка книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно здесь.

В документе все графы обязательны для заполнения. В нем необходимо заполнить информацию о работнике:

• индивидуальная информация работника, включающая его личные данные;
• дата начала деятельности работника по выполнению обязанностей, касающихся определенных разделов сферы предприятия;
• информация, фиксирующая данные документа, свидетельствующего о том, что человек в определенный период времени работал в организации;
• профессиональные характеристики работника организации, в соответствии с данными кадрового приказа;
• наименование структурного подразделения предприятия, в котором выполняет свои должностные обязанности работник;
• номера нормативной документации на основании которой было произведено оформление трудовых отношений;
• роспись лица, которое приняло документ.

Обратите внимание: обязательно следует заполнять данные в книге учета при передаче трудовой книжки в руки работнику после увольнения. Подпись при этом является гарантией отсутствия возможных претензий, в случае потери человеком , являющимся бывшим работником конкретной организации, личной документации.

Сложности в оформлении учетного журнала могут возникнуть по причине отсутствия единой базы законодательства, где прописана информация о правилах работы. Ввиду разрозненности данных, которые следует учитывать ответственному лицу при выполнении должностных обязанностей, лучшей помощью для него станет образец заполнения журнала учета трудовых книжек с примерами, в котором рассмотрены варианты различных случаев, включая некоторые нюансы и особенности.

Книга учета обязательна к оформлению и ведению на каждом предприятии. При ее отсутствии не только будет наблюдаться беспорядок в документации, подтверждающий наличие факта трудовых отношений между компанией и работниками, но и могут быть выписаны достаточно большие штрафы при проверках, выявивших нарушение.