Нужна консультация?

Как правильно оформить акт передачи документов

В процессе делопроизводства человек может столкнуться с необходимостью передать бумаги другому лицу. Операцию нельзя выполнять без документального подтверждения. Чтобы процесс состоялся, требуется составить акт приема-передачи документов. Он применяется для снятия ответственности с принявшего документы сотрудника и может быть использована как доказательство в суде, если между сторонами возникнет конфликтная ситуация. Чтобы избежать ошибки, предприниматель может использовать образец акта приема передачи документов. Однако перед началом составления следует учесть ряд нюансов.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону

+7 (499) 450-39-61
(800) 302-33-28
 
Это быстро и бесплатно!

Применение

Акт приема-передачи необходимо составлять при перемещении документов. Он призван фиксировать факт передачи бумаги или сдачу документации в архив. Документ приобретает силу нормативно-правового акта, если на нем присутствуют все необходимые реквизиты. К ним относятся:

  • подписи;
  • печати обеих сторон;
  • подписи комиссии, если она созывалась.
 перечень передаваемых документов образец бланка описи
Действующее законодательство не обязывает выполнять действия по составлению во время каждой передачи документации.

Обязательным является фиксация перемещений бумаг строгой отчетности. В остальных действие по составлению выполняется по желанию сторон.

Процесс передачи в зависимости от ситуации

Выполнение операции может существенно различаться в зависимости от сложившейся ситуации. Документы требуется передать, если осуществляется:

  • ликвидация или реорганизация предприятия;
  • смена управляющего состава;
  • увольнение сотрудника;
  • передача дел конкурсному управляющему в процессе банкротства.

Если бумаги требуется передать из-за того, что компания прекращает деятельность, ответственность за действие возлагается на ликвидационную комиссию. При продаже или реорганизации состава органа должны войти представители обеих сторон.

Когда меняется учредитель или директор фирмы, также создается комиссия. Однако на ее плечи возлагается только взаимодействие с документацией. Если назначение на должность руководителя организации уже произошло, дела передаются новому сотруднику.

В случае отсутствия человека на должности, ответственность за сохранность документов до назначения нового директора остается на комиссии.

Увольнение специалиста, занимавшегося документацией, – частый случай, когда требуется выполнить передачу и составить акт. Все бумаги передаются человеку, который будет нанят вместо покидающего предприятие специалиста.

 форма акта приема передачи документов
Если предприятие обанкротилось, все дела передаются конкурсному управляющему, который назначается по решению суда. Документация передается в государственный архив. Ответственность за выполнение действия лежит на управляющем.

Состав документа

Акт приемки передачи документов служит подтверждением, что все бумаги были переданы и получены взаимодействующими сторонами. У акта не существует законодательно закрепленной формы. По этой причине каждая организация, взаимодействующая с бумагами, должна разработать документ самостоятельно.

Он должен содержать:

  1. Название.
  2. Название организации, составившей бумагу.
  3. Информация о должности составителя и его ФИО.
  4. Название организации, которой будут переданы документы.
  5. Информация о должности получателя и его ФИО.
  6. Перечень бумаг, которые передаются.
  7. Подпись составителя.
  8. Подпись получателя.
  9. Печати взаимодействующих организаций.

В перечне документов должны быть указаны регистрационные номера бумаг и их общее количество.
Если передаются оригиналы, акт приема-передачи должен зафиксировать этот нюанс. К выполнению процедуры следует отнестись тщательно.

Следует заранее снять копии со всего перечня. Это поможет предотвратить недоразумения в случае утери и начала судебного разбирательства. Чтобы упростить процедуру составления акта, можно использовать образец описи документов для передачи другой организации форма.

Правила составления

Существует четкий порядок передачи документации, на которую составляется акт передачи. Операция выполняется в присутствии представителей сторон процесса. В некоторых случаях требуется наличие комиссии. Все ее члены должны присутствовать в момент передачи документации.

Полученные данные вносятся в акт приема-передачи. Количество документов требуется подсчитать. Действие выполняет принимающая сторона. Если во время проведения операции присутствует комиссия, подсчет ведут должностные лица, входящие в состав.

Порядок оформления

Не смотря на то, что в действующем законодательстве не зафиксирована форма документа, на практике акт приема-передачи успел приобрести четкий вид. Организации не обязаны его придерживаться, однако большинство компаний применяют общепризнанную форму.

 акт приемки передачи документов
Перед тем, как представитель принимающей стороны поставит подпись, подтверждающую получение, он должен внимательно пересмотреть переданную документацию и проверить ее на полноту содержания.

Применяемая в делопроизводстве форма акта приема передачи документов подразумевает обязательное присутствие в бумаге:

  1. Название.
  2. Название фирмы.
  3. Даты и места составления.
  4. Введения.
  5. Списка передаваемых бумаг.
  6. Подписей сторон.

Количество бумаг требуется подсчитать. Чтобы избежать помарок, эксперты советуют сначала составить черновой вариант документа. Когда нюансы учтены, информация должна быть перенесена на беловой вариант. Когда процесс будет завершен, стороны передачи должны оставить подписи.

Структура

Акт передачи исполнительной документации заказчику имеет четкую структуру. Информация должна идти в следующем порядке:

  1. Вверху листа пишется полное название фирмы, которая выступает в качестве передающей стороны.
  2. Далее указывается полное название акта. Оно должно содержать полные сведения о выполняемом действии.
  3. Затем указывается дата составления и место, в котором было осуществлено выполнение операции.
  4. Далее идет основная часть акта. Здесь нужно прописать стороны, которые принимают участие в действии.
  5. Завершает акт перечень передаваемых документов, образец бланка описи.

Практика показывает, что перечень бумаг лучше составить в виде таблицы. Она должна иметь 3 колонки. В них должны присутствовать название документа, количество передаваемых экземпляров и место для примечаний.

 образец описи документов для передачи другой организации форма
Кадровые документы требуют строгого распределения. Дела лучше распределить по названию и срокам хранения. Некоторые бумаги, которые составляет кадровая служба, могут храниться до 75 лет.

Процедура оформления

Бумаги, которые будут переданы другой организации, должны быть приведены в соответствие с действующими правилами делопроизводства. Завершенные дела должны быть сшиты. В них должна присутствовать нумерация, проставленная в соответствии с ГОСТом. Перед бумагами должна присутствовать опись.

Документы, которые не могут быть сшиты, необходимо поместить в папки. Это предотвратит повреждение или утрату бумаг. Распределять документацию следует в хронологическом порядке. На ней должна присутствовать дата и номер.

Составление акта для различных видов документации

Перечень подлежащих к передаче бумаг – важная информация, которой должен обладать сотрудник, оформляющий акт. В зависимости от вида документов их количество может существенно различаться.

Информацию о перечне, допустимом к передаче, можно найти в номенклатуре дел или сведениях об учетной политике организации.

Если необходимо передать бухгалтерскую документацию, человек, выполняющий операцию, должен учесть наличие среди перечня бланков строгой отчетности. Если они входят в состав бумаг, лучше оформить на них отдельный акт приема-передачи. Дело в том, что их перемещение фиксируется с присутствием комиссии.

Кадровые документы требуют строгого распределения. Дела лучше распределить по названию и срокам хранения. Некоторые бумаги, которые составляет кадровая служба, могут храниться до 75 лет.

Личные дела следует отложить отдельно от остального перечня. Трудовые книжки, в которых не присутствует записей, нужно передавать актом передачи материальных ценностей. Необходимость передачи документации может служить поводом для очистки от лишних бумаг. Большинство приказов по кадровой работе хранятся не более 5 лет. Бумаги, срок которых подошел к концу, требуется вписать в отдельный акт.

Тщательнее всего требуется подойти к процессу передачи учредительных документов. Они являются основными и требуют особого обращения. Необходимо проверить, присутствует ли на них гербовая печать.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 450-39-61
(800) 302-33-28

 
Это быстро и бесплатно!

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о
Call Now Button+8 (800) 302-33-28