С 2013 года Министерство финансов разрешило коммерческим предприятиям использовать самостоятельно разработанные формы первичной документации. Но с оговоркой «должны быть вписаны все данные и реквизиты, которые требуется для предоставления отчетности».

Поскольку находится мало желающих шутить с Налоговой инспекцией и доказывать, что внутренняя документация соответствует нормам законодательства, подавляющее число бизнесменов предпочитает использовать разработанный Минфином альбом первичной документации. Касается это и формы Т-6 приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику.

Содержание приказа

В разработанной форме документа не допускается никакой самодеятельности, что облегчает работу кадровой службы. Поскольку в нем имеются все необходимые графы, чтобы не оставалось двусмысленных вариантов трактовки, достаточно скачать бланк приказа на отпуск (форма Т-6) и внести в него информацию:

1. Код по ОКУД (классификатору управленческой документации) 0301005. Это номер, который присвоен бланку Т6.
2. Название предприятия. Достаточно вписать краткое имя, то есть не расписывать «Открытое акционерное общество «Росинка», а вписать «ООО «Росинка».
3. Код по ОКПО. Принятый еще в 90-х годах способ присваивать каждому предприятию и организации индивидуальный код по общероссийской классификации.
4. Номер и дата. Каждый приказ компании регистрируется в книге исходящих приказов и распоряжений, без этого он не действителен. Даже изданный по всем образцам заполнения формы Т-6 приказ о предоставлении отпуска работнику можно оспорить, если в нем не проставлен исходящий номер.
5. Фамилия, имя и отчество работника записываются полностью, стандартного ФИО в данном случае недостаточно.
6. Табельный номер. Если распоряжение заполняется от руки, в этом месте ставится прочерк. Если же данные вносятся в электронном виде, и потом распечатываются на принтере, то графу оставляют пустой. Это происходит тогда, когда сотрудникам фирмы не присваивается индивидуальный табельный номер.
7. Структурное подразделение. Как и в предыдущем пункте, заполняется при наличии структурных подразделений. В компаниях, где отсутствуют такие разделения, у сотрудника кадровой службы есть соблазн удалить «лишние» строки. Делать этого не следует, так как в этом случае форма приказа не будет соответствовать шаблону.
8. Должность. Ставится та должность, которая записана в трудовом договоре, иные трактовки не допускаются.

Это шапка документа, которая не вызывает вопросов. Гораздо сложнее ответить на вопрос, как правильно указать период работы в приказе на отпуск и его тип.

Большинство бизнесменов предпочитает использовать разработанный Минфином бланк

Применение приказа

Каждый, кто написал заявление о приеме на работу, имеет право через 6 месяцев отдохнуть от любимой работы.

По соглашению сторон этот период может быть смещен в ту или иную сторону, но работодатель не имеет право отказать в отпуске через полгода, а работник не имеет права потребовать отпустить его до истечения 6-месячного срока.

Чтобы не возникало разногласий, периодом работы считается календарный год, со дня подписания трудового контракта и первого рабочего дня в компании.

Часто возникает вопрос, как правильно указать период работы в приказе на отпуск, если человек получил его через несколько месяцев после трудоустройства? Как и в любом другом случае, указывается 1 календарный год.

Например, сотрудник устроился 15 июля 2017 года, и 1 января 2018 ему пишется приказ на предоставление отпуска. В графе «за период работы» пишется «с 15 июля 2017 г. по 15 июля 2017г.». Это означает, что он получает право на отпуск авансом, и при этом отпускные начисляются за количество фактически предоставленных дней, даже если он их еще не отработал.

В том случае, если трудовой договор расторгается до окончания года, отпускные будут вычтены из заработной платы.

Трудовой кодекс в ст. 115 дает право отдохнуть 28 календарных дней, за исключением отдельных случаев, которые рассматриваются в 116 статье. Право на дополнительные дни получают студенты, труженики опасных предприятий и те, кто работает в тяжелых условиях, например на Крайнем Севере.

Как начисляются отпускные

Чтобы хорошо отдохнуть, необходимы деньги. Поэтому отпускные начисляются как средний дневной заработок за календарный год, умноженный на количество дней в отпуске.

В расчет включаются поощрения и премии, плата за переработки. Но при этом не учитываются:

• социальные поощрения, оплата обедов или проезда;
• командировочные и суточные;
• оплата больничного листа;
• компенсации за простой.

При этом расчет идет не от прошлого отпуска, а именно за календарный год. То есть если между отпусками прошло всего несколько месяцев, одни и те же дни дважды входят в подсчеты.

Дни, когда работник отсутствовал на работе по той или иной причине, учету не подлежат. Больничные, предыдущие отпуска, прогулы и простои влияют на уровень отпускных.

Делопроизводство: как хранить приказы и заявления

Пожизненное хранение всех бумаг компании потребует столь огромных архивов, что даже законодатель понимает абсурдность такого шага. Поэтому по принятой еще с советских времен традиции отпускные документы хранятся не более 5 лет. Этот срок распространяется на приказы, обычные заявления ждут утилизации 1 год, а заявления на предоставление студенческого отпуска ждут своего часа не менее 3-х лет.

Часто спрашивают, как хранить приказы на отпуск и заявления к ним – вместе или отдельно? Рациональнее сделать отдельные папки, чтобы при оптимизации архива не пришлось перебирать каждое дело. Это тем более актуально потому, что запрещено вместе подшивать приказы и заявления.

Работодатель имеет право добровольно предоставлять сотруднику дополнительные выходные по собственному желанию.

Общие вопросы

В Трудовом Кодексе вся 19 глава посвящена отпускным вопросам. Но некоторые понятия не всегда понятны, а с частью из них граждане просто не знакомы. Все знают, что положенные 28 дней можно разбить на части, но мало кто знает, что хотя бы одна из этих частей не может быть меньше 14 дней.

В случае, если человек не отгулял положенные ему по закону дни отдыха, он имеет право получить их в следующем году, либо потребовать денежную компенсацию.

Часто работник соглашается на ненормированный график, однако за это ему положено дополнительный отдых, и он не может быть менее 3-х дней, каждый из которых оплачивается по среднемесячному доходу за последний календарный год.

Работникам крупных производств известно, что график отпусков составляется ежегодно, и этот график обязателен как для них, так и для работодателей. Но они не всегда знают, что имеется возможность потребовать дополнительный неоплачиваемый отпуск.

Этим правом наделены работающие пенсионеры и другие категории граждан. Например, муж при рождении у жены ребенка, может 5 суток готовиться к выписке мамы из роддома.

Компании иногда пользуются своим правом отозвать из отпуска человека, даже если он отдыхает далеко от дома. Но не все труженики знают, что они наделены правом отказаться от отзыва без объяснения причин и без санкций со стороны работодателя.