Приказ о назначении подотчетных лиц: образец формы и правила заполнения

На большинстве предприятий, особенно работающих в сфере производства и услуг, существуют лица, которым выдаются денежные средства для приобретения каких-либо материалов, товаров или заказа услуг. Эти люди обязаны периодически отчитываться перед руководством о том, куда были потрачены выделенные средства. Их принято называть подотчетными, т.е. людьми, обязанными отчитаться о выполненных расходах. Если вы не знаете кто такие подотчетные лица, это легко исправить, поскольку именно о них и пойдет речь.

Общие моменты

Итак, как уже было сказано выше, в организациях и на предприятиях всегда существуют люди, ответственные за покупку каких-либо инструментов, материалов, продуктов для столовой и любых других мелких вещей, необходимых в хозяйстве. Это могут быть завхозы, повара и их помощники, работники ремонтных мастерских, сотрудники IT-отделов и т.д. Кроме того, сюда входят и командировочные расходы, следовательно, денежные средства могут быть выданы и сотрудникам, направляемым в командировку.

Чтобы получить требуемую сумму, работник должен ее грамотно рассчитать и потом составить заявление, в котором привести основные итоги расчета. Подается оно руководителю, им же и визируется, в случае его согласия с расчетом. Далее сотрудник отправляется в кассу, где и получает денежные средства. Потрачены они могут быть только на нужды, указанные в заявлении.

Обратите внимание: в установленные законом или уставом предприятия сроки сотрудник должен отчитаться о том, как и куда потратил выданные суммы. Остаток суммы, сдается в кассу предприятия. Однако далеко не любой человек может получать средства на расходы. Такие люди назначаются специальным приказом.

Подотчетное лицо отвечает за сумму, которую предоставляет ему работодатель для тех или иных нужд компании

Форма и ее основные составляющие

Приказ о назначении подотчетных лиц не имеет стандартной унифицированной формы, однако должен содержать все необходимые элементы, установленные законодательно. Образец такого приказа можно найти на нашем сайте по ссылке. Целью приказа является четкое определение сотрудников, которым могут быть выданы денежные средства под отчет. Также он призван определить сроки, на которые могут быть выданы средства и то, куда они могут быть потрачены. Бухгалтерия предприятия в своих действиях, а именно в требовании авансового отчета, руководствуется именно этим приказом.

Приказ о подотчетных лицах, образец которого можно скачать здесь, согласно законодательству, должен содержать следующие данные:

• полное наименование предприятия;
• полный перечень лиц, которым могут быть выданы средства. Поскольку приказ, как правило, издается один раз в год, он должен включать в себя всех сотрудников, которые могут что-либо приобретать на выданные средства или могут быть отправлены в командировку. Он не издается каждый раз, когда принято решение об отправке работника в командировку. Конечно, бывают исключения, например, при увольнении одного подотчётного лица, оно заменяется другим, но это именно исключения, а не правило;
• ограничение суммы выдаваемых денежных средств, т.е. какая максимальная сумма может быть выдана на расходы;
• тарифы по командировочным расходам. Должны быть прописаны суммы суточных для командировок по России и в зарубежье;
• дата составления;
• подпись руководителя предприятия и главного бухгалтера, а также непосредственно бухгалтера или кассира, который выдает денежные средства.

Обратите внимание: приказ хранится в бухгалтерии организации, однако он не может содержать информации о том, какие конкретные суммы, когда и кому могут выдаваться.

Когда подотчетному лицу необходимы средства, оно должно написать заявление на имя руководителя предприятия, в котором указать требуемую сумму и четко ее обосновать. Если руководитель, соглашается с доводами сотрудника и подписывает заявление, где указывает точную сумму к выдаче и срок, на который она выдаётся, сотрудник может идти с ним прямо в кассу.

Если руководитель, не указал срок, на который выдаются денежные средства, то сотрудник их получивший, должен в день получения денег выполнить поручение, на которое они были выданы и отчитаться. Таким образом, отсутствие срока указывает на то, что все действия должны быть произведены в течение одного рабочего дня. В кассе должна храниться копия приказа с которой кассир обязан сверится, чтобы убедиться, что данный сотрудник действительно является подотчетным лицом.

Нюансы составления отчетности

Законодательством Российской Федерации предусмотрены сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. В случае, если деньги были выданы на командировочные расходы, то отчёт должен быть предоставлен в течение трех рабочих дней, после выхода на работу. В остальных случаях, на предоставление отчета также дается три дня, но с даты, до которой средства были выданы. Эту дату, должен указать на заявлении руководитель. Отчет сдаётся в бухгалтерию организации.

Однако отчет – это не голословное объяснение, куда были потрачены средства — он должен быть подкреплен документами. Это могут быть чеки, билеты на транспорт, в которых указана их стоимость, квитанции, счета и т.д. В крайнем случае, это могут быть служебные записки, в которых указаны расходы, которые невозможно подтвердить документально. Например, если повар для столовой закупает продукты на рынке, то он не имеет чеков, поскольку законодательство не обязывает рыночных торговцев иметь кассовые аппараты.

Подотчетное лицо подтверждает целесообразность расходов путем составления соответствующей документации

Неистраченные или перерасходованные средства

Кроме отчета, работник также обязан сдать излишние, неистраченные средства. Эти средства, сдаются в кассу, в отличие от отчета, который, как уже было сказано выше, сдается в бухгалтерию. Сотрудник должен самостоятельно подсчитать сумму произведенных расходов и остаток, который у него остался и принести средства в кассу. Кассир выдаст ему подтверждающий документ. Деньги также должны быть возвращены в кассу в течении трех рабочих дней, как и сам отчет.

Обратите внимание: подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, могут быть удержаны из заработной платы. Это относится ко всем суммам, расход которых, сотрудник не смог подтвердить в отчете. Но и здесь есть свои нюансы.

Руководство предприятия должно издать приказ или распоряжение, согласно которому средства будут удерживаться из заработной платы. Однако, оно не вправе удержать всю сумму одновременно. Трудовой кодекс позволяет удерживать не более 20% от заработной платы. Рассмотрим этот момент на конкретных примерах. Заработная плата сотрудницы предприятия составляет 50000 рублей. Подотчётная сумма, которую она не вернула, составляет 1500 рублей. Прежде всего, необходимо определить, какую величину составляют 20% от заработной платы: (50000 — 13% (подоходный налог)) * 20% = 8700 рублей. Следовательно, в данном случае все 1,5 тысячи можно удержать сразу.

В другом варианте, при такой же заработной плате, но невозвращенной сумме в размере 36000 рублей, организация будет удерживать по 8700 рублей в течение 4-х месяцев и оставшиеся 1200 рублей в пятый месяц. Если же работник, наоборот, перерасходовал средства, то он также обязан указать об этом в отчете. В этом случае руководство должно подписать распоряжение о возмещении израсходованных сумм. Их работник должен получить в кассе предприятия в день подписания распоряжения.