Нужна консультация?

Как написать гарантийное письмо

В деловом обороте часто фигурирует такое понятие, как гарантийное письмо. Выступая в качестве изложенного на бумаге обещания об исполнении каких-либо обязательств, оно активно используется в рамках взаимоотношений, как между организациями и предпринимателями, так и между обычными гражданами.

Для каких случаев применяется письменная гарантия, и какая информация в ней должна быть указана? В данной статье мы ответим на основные вопросы, касающиеся норм составления подобного документа, и рассмотрим пример бланка гарантийного письма.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону

+7 (499) 450-39-61
(800) 302-33-28
 
Это быстро и бесплатно!

Понятие

Гарантийное письмо – это один из документов, применяемых в деловых отношениях, содержащий письменное подтверждение соблюдения каких-либо условий сделки. Подобная документация является одним из методов обеспечения обязательств.

Получателем или отправителем гарантийной записки может быть физическое лицо. Но чаще письменная гарантия используется в деловой сфере, где в качестве сторон выступают юридические лица. Стоит учитывать, что использование такого обеспечения обязательств не отменяет составления договора, который имеет более значительную юридическую силу.

К тому же, не имея регламентированных законом норм, письмо не обязательно должно быть исполнено и иногда становится лишь показателем порядочности его отправителя.

текст гарантийного письма образец об оплате товара
Законодательство никак не регламентирует содержание гарантийного документа, и он подчиняется лишь общим правилам деловой переписки.

Сферы применения

Гарантийные письма довольно активно используются в мире бизнеса, где практически любые взаимодействия между деловыми партнерами можно подкреплять подобными формами обязательств.

Подобная документация чаще всего применяется для получения гарантии:

  • оплаты;
  • оказания услуг;
  • поставке товара в срок;
  • соблюдения стандартов качества;
  • передачи информации третьим лицам;
  • предоставления помещения во временное пользование и так далее.

В случаях, когда адресатом или отправителем письма-гарантии является физическое лицо, как правило речь идет об оплате услуг или товаров, предоставлении образования, сдаче помещения в аренду, обеспечении рабочими местами.

Также в гарантийной записке может быть указана просьба, где адресат сообщает о нужных ему услугах. («Прошу вас обеспечить ФИО местом в общежитии», «Прошу вас забронировать номер в гостинице»).

Платежные обязательства

Как уже было упомянуто, законодательство никак не регламентирует содержание гарантийного документа, и он подчиняется лишь общим правилам деловой переписки.

Исключением является лишь форма гарантийного письма на оплату, которое обязывает должника в будущем внести денежные средства за оказанные ему услуги или действия.

Она применяется в тех случаях, когда одна из сторон не имеет денежных средств на момент заключения договора сотрудничества или поставки и просит об отсрочке платежа.

Как написать гарантийное письмо об оплате услуг или товаров? Документ должен быть составлен на унифицированном бланке организации, при его отсутствии – на обычном листе бумаги, но с обязательным указанием юридического наименования компании и ее банковских реквизитов.

По своей форме документ должен повторять условия основного договора, заключенного между сторонами. Должник обязательно указывает сумму, которую он обязуется выплатить. Цифры необходимо продублировать прописью, чтобы исключить возможность внесения корректив недобросовестным получателем гарантийного письма.

Подписывают гарантию об оплате не только руководитель, но и ответственный за распределение финансов организации – главный бухгалтер или начальник финансового обеспечения.

Здесь можно ознакомиться с образцом гарантийного письма об отсрочке платежа.

как написать гарантийное письмо об оплате услуг
Чаще всего к составлению документа прибегают в тех случаях, когда описанные в основном договоре обязательства уже просрочены.

Выполнение услуг

Такой документ является свидетельством того, что его отправитель обязуется выполнить к определенному сроку какие-либо услуги или действия. К этой категории можно отнести и гарантийные письма о доставке товара в срок.
Образец приведен здесь.

Данная форма применяется в любых сферах предпринимательской деятельности, будь то строительство или грузоперевозки. Тот, кто составляет гарантийную записку, указывает в ней срок (или несколько сроков при поэтапной работе), к которому он обязуется закончить работу.

Общие требования

Шаблон гарантийного письма, вне зависимости от назначения, подчиняется общим требованиям и содержит следующую информацию:

  1. Дата составления документа.
  2. Зарегистрированный исходящий номер.
  3. Вверху слева указывают адресата. Так как в качестве адресата выступает организация, в записке необходимо указать ее наименование и ФИО представителя (директора, генерального директора).
  4. Посередине страницы, чуть ниже вышеперечисленных реквизитов, пишут название документа (гарантийное письмо).
  5. Основной текст. В нем указывается суть обязательства, которое должна исполнить организация-адресант. Также в документе может быть прописана сумма штрафа за нарушение сроков или объемов гарантийного обязательства.
  6. В конце записки представитель организации оставляет подпись с расшифровкой, прописывает свою должность, еще раз указывает текущую дату.
образец гарантийного письма о выполнении работ
Правильно составленное гарантийное письмо может применяться в суде при возникновении споров.

Пример

В качестве примера, приведен образец гарантийного письма о выполнении работ.

Исх. №11/1254
Генеральному директору ЗАО «Приморстрой»
Кравченко Б. В.
14.09.2016

Гарантийное письмо

ООО «Сантехстрой», как исполнитель работ на объекте жилищно-капитального строительства, расположенном по адресу ул. Карбышева, 32, обязуется закончить работы согласно договору об оказании сантехнических работ №4512/001 в срок до 31 октября 2016 года.

Директор ООО «Сантехстрой»
(Подпись) Щербаков С.В.
14.09.2016

Рекомендации

Если приходится часто иметь дело с подобной документацией, лучше составить унифицированные шаблоны для себя на каждый из случаев. Так, можно избежать составления записки каждый раз с нуля и тем самым сэкономить время.

Следует обратить внимание на образцы текста гарантийного письма, будь то обязательство об оплате товара или иные действия — в данном деле приветствуется лаконичность и строгость.

Избыточность сложных и витиеватых фраз, а также отсутствие логики в письме повлечет за собой неправильное толкование, что не исключает конфликта в будущем.

По требованию стороны, получающей записку, в ней могут быть указаны приложения в виде дополнительных документов (выписка из реестра юр. лиц, приказ о назначении руководителя и так далее). По собственной инициативе этого лучше не делать. В реквизитах необходимо указывать номер банковского счета, с которого поступит оплата.

Даже если в письме не описаны условия возмещения за нарушения обязательств, пострадавшая сторона так или иначе имеет право получить штраф за каждый день просрочки. Таковы правила, описанные в Гражданском кодексе РФ.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
+7 (499) 450-39-61
(800) 302-33-28

 
Это быстро и бесплатно!

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о
Call Now Button+8 (800) 302-33-28