Как оплачивается командировка: оплата суточных и командировочных расходов

Многих из тех, кто в первый раз отправляется в командировку, интересует вопрос о начислении зарплаты. Как происходят расчетные операции, и на какую денежную прибыль можно рассчитывать по завершению? Существуют десятки положений и приказов, которые устанавливают финансово-правовое поле для всех предприятий, отправляющих часть штатного персонала в командировки.

Чтобы не заниматься долгими поисками в справочниках и попытаться понять принцип и правила расчета командировочных расходов рекомендуем ознакомиться с данной статьей с подробными примерами и разъяснениями.

Как рассчитать средний заработок для командировочных

Оплата командировочных расходов в значительной степени разнится от зарплаты за обычное отработанное время. Статья №167 ТК РФ устанавливает принцип, по которому оплата периода командировки происходит через расчет средней зарплаты. Приказы про отправку исполняющих работников в командировку и оформление документации регламентируются Постановлением правительства Российской Федерации №749 от 13.10.2008.

Девятый пункт данного положения регламентирует сохранность средней зарплаты за весь период командировки, охватывая время нахождения в пути до места прибытия и непредусмотренные остановки, связанные с пересадками или прохождением контрольно-пропускных пунктов.

Командирующее предприятие обязано начислять среднюю зарплату по дням, выпадающим на основной трудовой график. Чтобы правильно подсчитать как оплачиваются командировочные дни по среднему заработку, то для начисления оплаты нужно получить следующие значения:

• отработанное время за фиксированный период;
• сумму заработка за учетный период;
• среднюю зарплату за день.

Подсчет фактически отработанных дней

Сначала необходимо просчитать сумму всех фактически отработанных дней в компании за отчетный календарный промежуток. При расчете командировочных считаются исключительно рабочие дни в графике, а не календарные.

Из расчетного промежутка должны быть вычтены:

• больничный;
• отпуск;
• другие командировки;
• простой;
• отгулы без содержания.

Обратите внимание: при расчетах всегда берется период длинной в 1 год, который идет перед месяцем начала будущей поездки (при учете того, что сотрудник проработал в фирме больше одного года).

Рассмотрим пример: Макаров А.Ф. по приказу направляется в командировочную поездку с 01.10.16 г. на 9 календарных дней. Чтобы правильно оплатить командировку по среднему заработку следует сложить фактические дни работы за предыдущие 12 месяцев. В расчетном периоде с сентября 2016 по октябрь 2015 года ему насчитывают 260 суток. За этот период Макаров А.Ф. успел оформить отпуск на 24 дня, неделю находился на больничном и 2 раза писал заявление на день без содержания. В итоге количество фактически отработанных дней составило 260 – 24 – 7 – 2 = 227 дней.

Подсчет общего заработка за установленный период

Для того, чтобы узнать, как оплачивается командировка, нужно учитывать все денежные выплаты за исключением оплачиваемых больничных, отпускных и других социальных выплат. Когда, незадолго до отправки в командировку или в момент нахождения происходит повышения размера оклада и тарифных ставок, тогда зарплата для выплаты командировочных индексируется

Пример: Макаров А.Ф. получал фиксированный заработок в размере 30 000 рублей, за исключением трех месяцев. В июне 2016 года ему было выплачено 25 400 рублей, в январе 2016 – 22 600, а в ноябре 2015 – 27 000 рублей. Тогда общий заработок за расчетный период с октября 2015 по сентябрь 2016 года составит (30 000 * 9) + 25 400 + 22 600 + 27 000 = 345 000 рублей.

Командировочные начисляются исходя из среднего заработка сотрудника за последний год

Размер командировочных выплат

Для окончательного подсчета следует разделить полученный общий заработок за один год на число фактически проработанных дней. Этот результат следует умножить на количество дней, проведенных в командировке и отнять налоговую ставку.

Обратите внимание: командировочные выплаты по среднему заработку в обязательном порядке облагаются НДФЛ.

Рассмотрим конкретный пример расчета командировочных расходов. Из вышеуказанных подсчетов, число фактических дней работы составило 227, тогда как сумма выплат за этот период насчитывает 345 000 рублей. Тогда командировочные выплаты составят (345 000 / 227) * 9 дней = 1519,82 * 9 = 13 678, 41 рублей.

Возможна ли доплата до полного оклада

Существует ряд случаев, когда производят расчет среднего заработка для командировочных, который становится существенно меньше, чем та зарплата, которая полагается человеку, не отправленному в командировку и работающему на своем месте. В подобных ситуациях может происходить доплата до фактического заработка.

Подобные начисления до установленной нормы должны быть предусмотрены и прописаны в коллективном договоре предприятия. Выплаты командировочных следует всегда проводить по среднему заработку и сравнивать с реальным окладом сотрудника, чтобы не снижать финансовый доход работников, которым прибыльнее получить тарифный оклад.

Доплата за командировку в выходной осуществляется только, если работник обязан отработать в нерабочее время по приказу

Расчет командировки в нерабочие дни

Выпадают такие ситуации, что период командировки захватывает выходные и нерабочие дни в графике сотрудника. В эти дни оплата по среднему заработку не происходит. Оплата командировочных может происходить только в том случае, если человек привлекается к работе в выходной день по приказу.

Обратите внимание: если в графике работ не предусмотрен рабочий день в выходные или праздники, то командировочный средний заработок в эти дни не насчитываются. Согласно ст. №153 и №106 Трудового Кодекса РФ работник имеет право «отгулять» свой потраченный выходной в дальнейшем.

Если же в графике трудового распорядка стоит отметка о работе в выходные дни, то средний заработок по командировке насчитывается в удвоенном размере.

Как считаются суточные в командировках

Помимо выплат по среднему, работодатель обязан выделить дополнительные денежные средства – «суточные». Они выплачиваются в качестве компенсации за дополнительные финансовые расходы и траты, связанные с временным проживанием вне основного места жительства.

Согласно ч.1 ст. №168 все организации, направляющие сотрудников в командировку в обязательном порядке должны возмещать денежные расходы в виде суточных. Максимальный размер суточных устанавливается самостоятельно каждой из организаций и фиксируется в местных локальных актах или другой нормативной документации предприятия. Примером подобных актов может выступать «Положение о командировках».

Размер суточных выплат для командировки

Не существует четко установленного регламента, регулирующего величину суточных выплат. Каждая организация выбирает и определяет самостоятельно для себя дополнительную сумму, которая будет выплачена сотруднику за каждый день в командировке.

Единственная особенность по начислению суточных заключается в удержании налоговой ставки с этих командировочных отчислений при условии превышения максимальной суммы, установленной налоговым кодексом. Бухгалтера каждого предприятия осведомлены о данном пункте и знают, как рассчитать командировочные расходы, поэтому выставляют размер суточных исходя из возможностей бюджета организации и целей поездки.

Принцип налогообложения для «суточных» выплат

Российским налоговым законодательством установлен максимальный размер суточных, не облагающихся НДФЛ:

• 700 рублей – для командировки по территории Российской Федерации;
• 2500 рублей – для командировки за территорией Российской Федерации.

Чтобы понять, как считаются суточные в командировке, следует привести простой пример. Если предприятие в бухгалтерском поле выбирает размер суточных в количестве 1500 рублей для командировок по стране, то согласно ст. 217 Налогового Кодекса РФ, из этих 1500 рублей налогом будут облагаться 1500-700 = 800 рублей. Средняя налоговая ставка составляет 20%. На основе этого налоговые отчисления составят 800*0,2 = 160 рублей. Соответственно «на руки» командируемый сотрудник будет получать 1500 – 160 = 1340 рублей на сутки.

Обратите внимание: выплаты суточных командируемому персоналу производится в установленном размере за каждый день. Сюда входят выходные, праздники и нерабочие дни по графику, которые выпадают на весь период командировки. Здесь учитываются и вынужденные остановки, связанные с пересадками и перемещением сотрудника.

Например, работодатель командирует штатного сотрудника на период с 01.10.16 по 09.10.16 г. Выезд планируется в субботу, а возвращение назначено на следующее воскресенье. Основываясь на ст. №168 ч.1 ТК РФ работник вправе рассчитывать на выплату суточных за все девять дней командировки, включая выходные. Если размер суточных составляет 1000 рублей, а командировка займет девять дней, то командируемый сотрудник получит суточные в размере (1000*9) – 9*(1000-700)*20% НДФЛ = 8460 рублей.

Суточные не выплачиваются только при однодневных командировках, за исключением тех случаев, когда это предусмотрено и прописано в местной нормативной документации отдельных организаций. В таких случаях вместо суточных предусмотрена отдельная компенсация в установленном фиксированном размере.