Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Строжайшей кассовой дисциплине подвергаются ведение любых денежных операций, которое, также включает в себя правильное оформление и составление первичных кассовых актов. Одним из них является расходной кассовый ордер. Далее, мы разберем особенности заполнения РКО, форма образца (КО-2) которого доступна для скачивания в данной статье.

Краткая характеристика расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер это акт, по которому выдают наличные деньги из кассы магазина или учреждения. РКО — один из главных видов первичной бухгалтерской документации, он имеет специальную общую общепринятую форму (КО-2), предназначенную для организаций, имеющих дело с ведением кассовых операций. Сюда не входят только кредитные учреждения. Кассовый ордер подвергается официальному утверждению, принятому высшими органами власти.

Как правильно заполнить РКО

Бланк акта необходимо заполнять вручную во время проведения кассовой операции. Этим занимаются подотчетные работники. Допускать и исправлять ошибки крайне нежелательно, но при их наличии следует выписать новый документ. Расходный кассовый ордер (бланк РКО) заполняется ответственным лицом в одном экземпляре. Образец РКО доступен для свободного скачивания по данной ссылке.

Далее, рассмотрим, как необходимо проводить кассовые операции. Самое важное в данном процессе состоит в том, что необходимо иметь при себе распоряжение от руководителя, чтобы получить ценности с кассы. Данное распоряжение представляет собой отдельный принятый акт или заявление на получения аванса.

Расходный кассовый ордер оформляется для выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия

В заполняемом акте о наличии вышеназванных бумаг указывается в специальной графе, и добавляются к РКО, чтобы потом подшить кассовые документы. Непосредственно денежные ценности выдаются только при предъявлении человеком паспорта. Кассир, в свою очередь, записывает его паспортные данные.

Обратите внимание: не запрещено получать средства и по доверенности, которая должна быть составлена в правильной форме. В данной ситуации, в акте записываются данные того, кто получает деньги.

Также во время получения средств без заявления на аванс, получатель оставляет расписку, где указывает полученную сумму и свои данные (прописью). Кассир, выдающий наличные деньги, должен проверить первичные документы, на основании которых нужно выдавать денежные средства, личность получателя, соответствие расходно-кассового ордера требованиям ведения кассовой документации, иначе сумма, которую выдали, может быть признана недостачей и будет взыскаться с ответственного лица – бухгалтера или кассира или заведующего кассой организации. Порядок оформления и формирования РКО регламентируется законодательством.

Согласно правилам, установлено то, что документ подписывается бухгалтером, либо руководителем или иным уполномоченным лицом. Некоторые утверждают о том, что его заполнять необходимо только машинописным способом, но это неверно. Закон не предусматривает каких-либо ограничений по формату заполнения.Самое важное – не упустить обязательные реквизиты.

Графа «Основание» требует особенного внимания. Она обязательна, но многие ее игнорируют. Это одна из составных частей учета применения денег. Очень много зависит от ее верного заполнения. Исходя из этого принципа и определяется необходимость уплаты налогов с выдаваемой суммы.

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки бухгалтером

Правила составления РКО

Правила по заполнению формы ордера включают в себя корректное оформление разделов и реквизитов в акте. В заголовке нужно указать название учреждения и его филиалов, если они имеются. В случае, если этих данных нет, то ставиться прочерк.

Заполнение РКО в подотчет

Выдача денег подотчет для различных надобностей учреждения производится при наличии нужного заявления получателя, где будет говориться о сумме выдачи и сроках, указанных руководителем, заверенного соответствующей подписью, с датой составления. Лицо, ответственное за этот процесс отчитывается в кассе в установленном порядке в течении 3 дней после окончания сроков выдачи.
После полного погашения задолженности можно получить деньги подотчет. Образец заполнения расходного кассового ордера РКО в подотчет так же составляется по форме КО-2.

Элементы РКО их оформление

• ОКПО код. Этот код присваивается большинству учреждений и организаций налоговыми органами в момент регистрации;
• нумерация документа. Необходимо вписать порядковый номер акта. Их нумерация проводиться последовательно и беспрерывно с начала соответствующего года;
• дата оформления. Нужно указать дату, когда выдавались деньги. Заполняется в обычном формате;
• ячейка “Кредит и дебет”. Сюда необходимо вписать счета бухгалтерского отчета. Нужно указать расходуемую сумму средств, полученных из кассы;
• в ячейке «Код целевого назначения» необходимо прописать систему кодировки расхода или прихода средств, но только если предприятие его использует;
• в строке выдать нужно указать Ф.И, О получателя (дательный падеж);
  основание. Пишется о виде расходной операции;
• в разделе “Сумма” вписывают сумму денег, положенная к расходу;
• в разделе приложение указывается финансовые первичные документы, прилагаемые к РКО;
• кроме того, записываются даты и номера документов.
• получатель пишет сумму, которую получил в графе получил;
• последнюю строчку заполняет кассир или иное ответственное лицо. Он вписывает свою фамилию и расписывается;

Обратите внимание: ежемесячную зарплату человек может получить по РКО только на основании документа о начисленной заработной плате. Выплата зарплаты каждый месяц по РКО осуществляется исключительно на основании акта или другого документа о начисленной зарплате.

Образец заполнения РКО на выплату заработной платы можно увидеть ниже.

Хранить бумажные и электронные финансовые ордера – обязанность руководителя организации.

Кроме этого руководитель ответственен за то:

• чтобы у кассира был штамп или печать. Без нее ордер будет недействителен. Так как она проставляется на финансовом документе во время процесса выдачи денежных ценностей. На штампе должны быть реквизиты;
• чтобы у бухгалтера находились образцы подписей уполномоченных лиц на подписание в финансовой документации.

Еще один важный момент — расходные и приходные кассовые ордера, оформленные на сумму, проведенных учреждением денежных операций не требуют заполнение таких реквизитов, как “принято и получил”.

Некоторые нюансы при заполнении РКО

1. В разделах “Структурное подразделение и организация” нужно ставить полное название. А если оно отсутствует, то просто ставить прочерк.
2. Номер и дата документа должны точно совпадать с регистрационным в специальном регистрационном журнале.
3. Дебетовая ячейка заполняется с упоминанием ИП в счете, если он есть. А если его нет, то ставится прочерк.
4. В ячейке кредит по плану счетов необходимо вписать счет- 50 «Касса».
5. «Цель» должна совпадать с кодом назначения. Если их нет в использовании тогда просто — пропуск.
6. В разделе «Выдача» стоит указать полностью контактные данные того человека, что получил ценности, так как никакие сокращения применять нельзя.
7. В основании, к примеру, стоит написать следующее: выдача стипендии, аванса на командировку, материальной помощи и т.д.
8. В разделе, где указывается сумма, если есть свободное место, то ставиться прочерк.
9. В приложениях стоит заполнить при наличии дополнительных актов их реквизиты, к примеру, доверенность.

Законодательство РФ не предусматривает обязательное заверение РКО печатью выдающей денежные ценности учреждения, а тем более получающей деньги фирмой.