Декларация в форме 4-НДФЛ: сроки сдачи и правила заполнения

Индивидуальные предприниматели любого уровня обязаны своевременно сдавать в налоговые органы различные документы. Тип отчетности определяется способом ведения налогового учета. Большинство видов бухгалтерской отчетности заполняется и сдается по фактическим данным о работе предпринимателя, но существует специальная форма, которая сдается на основе прогноза о предполагаемых доходах. В данной статье мы рассмотрим, что это такое — декларация 4-НДФЛ и кто из физических лиц должен ее сдавать в налоговые органы.

Что такое декларация 4-НДФЛ и для чего она нужна

В области бухгалтерского и налогового учета, форма 4-НДФЛ – это документ, в котором предприниматель заявляет о своих предполагаемых доходах. Цель подачи документа состоит в том, чтобы предоставить налоговой инспекции данные для начисления авансов по налогам.

Справка заполняется на основании первого полученного предпринимателем дохода:

• после регистрации ИП, при условии применения ОСН;
• с даты перехода на ОСН.

Обратите внимание: сдавать декларацию можно один раз и только после получения первой прибыли. Последующая сдача данного документа является добровольной.

В справке указывается прогнозируемый доход на текущий год за вычетом всех предполагаемых расходов. По данным отчетности налоговая инспекция рассчитывает ежеквартальные авансовые платежи, которые предприниматель обязан заплатить в течение года.

Декларация НДФЛ-4 обязательна для сдачи ИП, что налоговые органы могли правильно рассчитать величину авансовых платежей для уплаты в госбюджет

Как и кто сдает 4-НДФЛ

Законодательно определен список для категории тех физический лиц, кто сдает 4-НДФЛ в обязательном порядке:

• вновь зарегистрированные индивидуальные предприниматели, получившие первый доход после регистрации ИП;
• предприниматели, чей фактический доход превысил прогнозный на 50%;
• предприниматели, чей доход снизился относительно прогнозного на 50%.

Декларация обязательна только в первом случае. В случае снижения дохода отчет также лучше подать, поскольку это снизит авансовые платежи.

Сдавать форму № 4 можно несколькими способами:

• в бумажном виде, лично придя в налоговую инспекцию, расположенную по месту жительства предпринимателя;
• на сайте ФНС в электронном виде;
• в бумажном виде, отправив по почте. Письмо должно содержать опись вложений, а также квитанцию об оплате отправления. Дата, стоящая на квитанции и будет засчитана, как дата подачи декларации 4-НДФЛ.

Обратите внимание: в первом случае отчетность заполняется в двух экземплярах, один из которых сдается в налоговую инспекцию, а второй остается у подотчётного лица. Если справка сдается через доверенное лицо, то у него должна быть нотариально заверенная доверенность. Некоторые налоговые инспекции, несмотря на отсутствие таких указаний в законодательстве, требуют прикладывать к бумажной отчетности ее электронный вариант.

Согласно п. 7 ст. 227 НКРФ ИП должен сдать отчетность при получении самого первого дохода с начала ведения предпринимательской деятельности

Сроки сдачи 4-НДФЛ и штрафные санкции

В тех случаях, когда документация подается впервые, законодательно установлены строго определенные сроки сдачи 4-НДФЛ для ИП. Но не смотря на это, для каждого предпринимателя они определяются в индивидуальном порядке. Так, первоначальная декларация подается в течении пяти дней по истечении месяца после получения первого дохода, то есть через 30-35 дней после получения прибыли. Например, если предприниматель после регистрации получил первую прибыль 25.04.2016 года, то декларацию он должен был подать в период с 25.05.2016 по 30.05.2016 года.

Все последующие справки по форме № 4 подаются в начале года, т.е. в начале нового налогового периода с обязательной подачей декларации по форме 3-НДФЛ. Подается 4-НДФЛ только в случаях, описанных выше.

Обратите внимание: если в результате расчета предполагаемого дохода сумма будет отличаться от суммы в справке 3-НДФЛ более чем на 50% в большую или меньшую сторону, то расчет в налоговой будет вестись по данным формы 3-НДФЛ.

За нарушение сроков подачи первичной отчетности предусмотрен штраф в размере 200 рублей. За нарушение сроков подачи последующих справок штрафов не предусмотрено. За неподачу последующих деклараций штрафы также отсутствуют. Налоговая инспекция не вправе взимать никаких пени, арестовывать счета и т.д.

Разница между 3-НДФЛ и 4-НДФЛ

Существует несколько форм бухгалтерской отчетности, показывающей доходы бизнесменов. Предназначенные для индивидуальных предпринимателей формы № 3 и 4 с одной стороны похожи, но по сути совершенно разные. В чем состоит разница 3-НДФЛ и 4-НДФЛ? Для того, чтобы разобраться в этом вопросе, нужно знать главное отличие документов, которое заключается в том, что 3-НДФЛ – это декларация о реально полученных в течение прошедшего года прибылях, а 4-НДФЛ – о доходах, предполагаемых в наступившем году.

Вторым немаловажным отличием между двумя формами отчетностей является то, что 3-НДФЛ заполняется и на случайно полученные доходы. Например, физические лица обязаны заполнять данную справку в случае получения прибыли от продажи имущества, сдачи имущества в аренду и т.д. В этом случае 4-НДФЛ не заполняется, так как доходы не регулярны, предполагаемой прибыли нет.

Третьим отличием является предназначение справок. 4-НДФЛ заполняется для расчета авансовых платежей по налогам, а 3-НДФЛ для расчета окончательных платежей. Также данная форма является базой для расчета имущественных и социальных вычетов.

В отличии от НДФЛ-4, декларация НДФЛ-3 содержит данные за отчетный период

Грамотное оформление справки

Несмотря на простоту процесса заполнения документа, следует ознакомиться с образцом заполнения новой формы декларации 4-НДФЛ. Форма 4-НДФЛ состоит из одного листа, поэтому процесс ее заполнение не составляет труда.

Он состоит из нескольких этапов:

• прежде всего, необходимо бесплатно скачать бланк налоговой декларации 4-НДФЛ по этой ссылке и сохранить его в компьютере;
• в верхней строке формы вписывается индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
• в строке «стр.» пишется «001», поскольку страница первая и единственная;
• в строке «Номер корректировки» прописывается «0», если отчетность подается впервые, «1», если она подается во второй раз и т.д.;
• в строке «Налоговый период» прописывается год, в который предполагаемая сумма прибыли будет получена. Обычно это текущий год;
• в строке «Предоставляется в налоговый орган (код) вписывается код налогового органа, в который будет предоставлена декларация;
• в строке «Код категории налогоплательщика» заполняется «720», так как это код индивидуальных предпринимателей;
• в строке «Код по ОКТМО» заполняется код территории регистрации индивидуального предпринимателя;
• далее заполняется фамилия, имя и отчество, указывается номер контактного телефона. Если форма заполняется вручную, то все данные следует писать печатными буквами;
• сумма предполагаемого дохода заполняется целым числом, без указания копеек;
• в нижней левой части формы заполняется раздел «Достоверность и полноту действий, указанных в настоящей декларации, подтверждаю». В случае личной подачи справки налогоплательщиком ставится цифра «1». В случае подачи доверенным лицом – цифра «2» и заполняются данные представителя, а также данные доверенности;
• в конце ставится дата и подпись.

Документов, подтверждающих сумму, указанную в отчетности, предоставлять не нужно. Согласно прогнозному доходу, налоговой инспекцией будут начислены авансовые платежи, о которых предпринимателя известят в письменном виде.