Как оформляется прием на работу нового сотрудника

Отношения с работниками оформляются по правилам, предусмотренным Трудовым Кодексом и гражданским законодательством. Предприятие может выбрать вариант, когда заключается трудовое соглашение, либо гражданско-правовое. В первом случае предметом будет трудовая функция, во втором — результат деятельности, то есть работа, услуга, материальная вещь. Таким образом, кадровый учет упростился. Пошаговая инструкция того, как оформляется прием сотрудника на работу (с образцами документов) будет описана в данной статье.

Законные варианты приема на работу

Как принять на работу сотрудника? В отечественном законодательстве есть всего три варианта:

1. Гражданин лично заключает трудовой договор с организацией, где будет работать. Тогда Трудовой кодекс защищает его права в полной мере, гарантирует ему определенный уровень выплат в разных ситуациях. Проще говоря, сотруднику придется оплачивать больничный, сверхурочные, отпускные. Он, в свою очередь будет обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, подчиняться локальным актам организации, и ее корпоративным правилам.
2. Отношения оформляются путем добровольного заключения соглашения по нормам гражданского законодательства. Предметом такого соглашения является не выполнение трудовой функции как процесс, а именно результат этой деятельности. Процедура принятия на работу нового сотрудника отличается, личное дело не заводится. Такой вариант выгоден для организаций, которые нацелены на оказание определенных услуг. Тогда в организационной структуре предприятия выделяют начальников отделов и сотрудников, которые будут субъектами простых трудовых соглашений, и исполнителей конкретных задач на основе подряда.
3. Аутсорсинг сотрудников, правовым основанием которого является соглашение на юридическое, бухгалтерское либо иное обслуживание, тогда работники связаны трудовым договором с организацией, с которой подписывается договор аутсорсинга и не обязаны соблюдать правила внутреннего трудового распорядка той фирмы, в которой они фактически являются занятыми.

При поступлении работника в организацию оформляется трудовой договор

Порядок приема на работу по трудовому законодательству

Трудовое право России предусматривает порядок приема на работу и правила его документального оформления:

• трудовой договор подписывается представителем организации и гражданином. Он считается заключенным как только подписан обоими контрагентами. В договоре всегда указывается точная дата;
• приказ, проводящий прием на работу по документообороту предприятия выносится за определенным номером;
• завершающим этапом является заполнение трудовой книжки сотрудником кадровой службы и оформления личного дела

Важно понимать, что взаимная правовая связь возникает, как только заключен договор, а не с той даты, когда был вынесен приказ. Работник вправе требовать начисления заработной платы и всех социальных выплат с даты заключения соглашения, поэтому целесообразно проводить трудовой договор и приказ одной датой.

Обратите внимание: отсутствие у гражданина свидетельства о присвоении ИНН, СНИЛС, а также общегражданского паспорта не может по закону быть основанием для отказа в приеме на работу.

Однако заключение договора по временным документам осложняет кадровый учет. На практике требуют все вышеперечисленные документы в подлинниках. Отсутствие сведений о воинском учете для военнообязанных может стать поводом для отказа в заключении только на должностях, где указанная информация является обязательной к предоставлению по закону (полиция, вневедомственная охрана, федеральная служба судебных приставов).

Какие документы нужны при приеме на работу

Для удобства заключение договора и последующие действия по делопроизводству разбиваются на несколько этапов:

• у будущего сотрудника принимается собственноручно написанное заявление, предметом которого служит просьба о приеме на работу;
• он предоставляет трудовую книжку, СНИЛС, общегражданский паспорт и свидетельство о присвоении ИНН. Лица, обязанные проходить службу в армии, предоставляют документ о постановке на воинский учет. Для должностей, требующих определенного уровня знаний — сертификаты, дипломы;
• на основе этих документов происходит заполнение договора, формируется приказ, и делается запись в кадровом учете;
• приказ служит документом для бухгалтерии (определяет дату начисления заработной платы)

Важно знать, что если лицо никогда не трудилось, заново оформляется трудовая книжка. Трудовое соглашение подписывается в двух экземплярах. Ведется реестр документов, они нумеруются. В конце документа делается запись о получении экземпляра сотрудником. Для приказа о приеме на работу и личной карточки сотрудника (оформляется после подписания), установлены формы бланков Т1 и Т2.

Особенности приема некоторых категорий сотрудников

Иностранцы

Гражданами иностранных государств предоставляется разрешение на работу установленной формы. Оно предоставляется до заключения трудового договора. Отсутствие в личном деле сотрудника этого документа является основанием для наложения штрафа за прием на работу иностранных граждан без разрешения .

Педагогические работники

Преподаватели ВУЗов принимаются на работу по результатам конкурса. Основанием для заключения является не только личное заявление сотрудника, но и решение конкурсной комиссии.

Государственные служащие

Принимаются на работу по результатам прохождения конкурса. Подтверждение результатов при заключении обязательно.

Обратите внимание: срочный и бессрочный трудовой договоры заключаются в едином порядке, список предоставляемых работником документов не меняется.

Как оформлять работников на основе гражданско-правового договора

Гражданско-правовой договор выгоден предприятию в следующих случаях:

• сотрудник принимается на работу на короткий срок, для выполнения конкретного заказа или задания;
• его присутствие на предприятии постоянно не требуется;
• соблюдение сотрудником правил внутреннего трудового распорядка (начало и окончание работы, обеденный перерыв, нахождение на рабочем месте) не является обязательным условием эффективности данного сотрудника;
• важно именно качество оказываемой услуги или выполнения работы;
• работнику можно перечислить разовые выплаты, нет необходимости платить ему 2 раза в месяц.

Однако это условие является гибким, и работник вполне может получать платежи не один раз по приемке работ или факту оказания услуг, а в виде рассрочки несколько раз в месяц. На практике с такими сотрудниками заключается договор подряда или договор на оказание услуг. Первый договор более выгоден тем, кому необходим овеществленный результат труда — например, здание, сооружение, выполненный ремонт, реконструкция и т д. Отношения оформляются договорами комиссии, агентирования или поручения.

ГПД заключается в особых случаях, иначе его могут признать трудовым договором и работодатель понесет соответствующую ответственность

Какие документы должны оформляться при приёме на работу сотрудника:

• паспорт гражданина, пенсионное свидетельство, ИНН;
• документ об образовании, если заключается договор на проведение проектных и изыскательских работ, НИОКР, или другой договор, требующий квалификации у того, кто его исполняет.

Обратите внимание: стоит заметить, что гражданские договоры по структуре напоминают трудовой договор и обязательно содержат в своей структуре указание на права, обязанности и ответственность сторон.

Гражданско-правовой договор считается прекратившимся с момента, когда была исполнена работа или оказана услуга. Трудовые отношения носят длящийся характер и без особой процедуры расторжения договора считаются продолжающимися.

Правильный документооборот организации — залог того, что претензии контролирующих органов сведутся к минимуму.