Нужна консультация?

Как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля

Использование служебного автомобиля для нормального функционирования организации – нередкое явление, вне зависимости от профиля деятельности фирмы. На содержание транспорта уходит часть средств, которым необходим строгий учет. Для фиксации расходов на топливо и смазочные материалы используется путевой лист, который стоит заполнять особо тщательно, ведь именно этот документ находится под пристальным вниманием налоговых служб.

Как правильно заполнить бланк путевого листа? Рассмотрим образец и проясним основные моменты использования документа.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
 
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону

8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

О путевых листах: кому они необходимы

Путевой лист – это специальный унифицированный бланк, утвержденный Госкомстатом и предназначенный для использования в бухгалтерском учете расходов. В этом документе фиксируются расход топлива и смазочных материалов, отмечается пробег автомобиля, его технические характеристики и прочие данные, которые в дальнейшем служат обоснованием затрат на обслуживание транспорта.

Путевка считается обязательным документом, по мнению Министерства финансов и налоговых служб, и нередко она становится объектом тщательных проверок со стороны этих госорганов. Неправильно заполненный путевой лист может послужить поводом для штрафа.

Однако оформление путевок признано необходимостью для тех компаний, которые ведут учет расходов. Иначе говоря, те фирмы, чей налоговый режим отличен от ОСНО или УСН доходы-расходы, не нуждаются в использовании подобных документов.

Бухгалтер организации может использовать бланк не только для учета расходов списания горюче-смазочных материалов. Данные путевого листа применяют для расчета зарплаты водителя автотранспорта, а также для отслеживания его маршрута и передвижений.

Форма заявления

Первоначально специализированные бланки путевок были утверждены Госкомстатом для каждого вида транспорта в отдельности. Всего было предусмотрено 8 форм, а использовать их приходилось лишь юридическим лицам.

образец путевого листа легкового автомобиля пример заполнения формы 3
Министерство транспорта контролирует только обязательные данные и реквизиты, которые следует указывать в форме.

Для индивидуальных предпринимателей унифицированные путевые листы выпустило Минтранс, в количестве 3 штук для каждого типа транспорта – легкового, грузового, пассажирского. Позднее эти документы потеряли свою силу.

Сегодня порядок заполнения путевых листов контролирует Госкомстат, и утвержденные в нем и правила для легковых автомобилей и прочего транспорта распространяется и на индивидуальных предпринимателей, и на юридических лиц. Непосредственно для легкового транспорта применяется унифицированная форма бланка №3.

Предусмотрены ли исключения? По мнению налоговых служб, единую форму бланка путевого листа легкового автомобиля вынуждены использовать лишь автотранспортные компании, а остальные вправе выработать свой образец. Главное – чтобы он соответствовал требованиям закона «О бухгалтерском учете» и содержал предписанные Министерством транспорта реквизиты.

Реквизиты

Какие реквизиты следует включить в путевку? Рассмотрим их на примере оформления бланков путевых листов:

  1. Наименование формы бланка – Путевой лист легкового автомобиля.
  2. Номер документа – согласно системе нумерации предприятия, например, наименование и номер: например, ПЛ0000043
  3. Строка действия путевки – 11.04-12.04.2016. Рекомендуется вписывать период, ограниченный одним днем или одной сменой. Продолжительность действия путевого места в срок от нескольких дней до месяца может стать поводом для споров с налоговыми службами.
  4. Собственник (наименование организации, с указанием организационно-правовой формы, адресом и контактными данными) – ООО «Автомоторс», г. Владивосток, ул. Стаханова, 45, или ИП Столыпин А.А., пос. Новоникольск, ул.Советская, 99, тел. 8(4234)32-35-55.
  5. ОКПО организации – код по Общероссийскому спецификатору.

Далее указывают сведения о транспорта:

  1. Тип автомобиля и марка – Toyota Corolla, легковой.
  2. Модель прицепа, при наличии.
  3. Регистрационный знак, присвоенный автодорожной инспекцией – п234тп25.
  4. Гаражный номер. Такой номер присваивается автомобилю в том случае, если организация владеет несколькими моделями автотранспорта.
  5. Данные спидометра в начале рабочего дня и при возврате в гараж – 146000-146280.
  6. Время выезда и возвращения – 07.30-16.30.
  7. Данные о расходе топлива – остатки при выезде и возвращении, в сравнении с нормой.
бланк путевого листа образец
В путевке должны присутствовать места для подписи главного механика, который дает разрешение на выезд автотранспорта и осматривает его по прибытии.

В обязанности механика входит фиксация остатка топлива, подсчет экономии или перерасхода горючего. Если сотрудник отсутствует в штате, за него вправе расписываться водитель.
Время отбытия из гаража и возвращения в него транспорта фиксирует диспетчер. При наличии в штате организации медицинского работника, производится осмотр водителя до поездки и после. В путевке фиксируются данные каждого сотрудника – ФИО, должность. На каждого водителя заполняется отдельный путеводный лист.

Маршрут

Маршрут нельзя отнести к обязательным реквизитам для заполнения путевки. Однако в случае возникновения спорных ситуаций с налоговыми службами, без подобных данных будет трудно что-либо доказать в суде. Именно поэтому в документе рекомендуется указывать время выезда, возврата в гараж, пробег.

В унифицированной форме места для заполнения данных о маршруте находятся с обратной стороны. В ней предусмотрены строки для указания отправных точек или пунктов назначения. Адреса рекомендуется указывать с максимальной точностью, к примеру – ул. Некрасова, 239, оф.21, или ул. Лермонтова, 34, ПАО «Кредиты». Разумеется, не стоит забывать об указании города или поселка, если место отправки автомобиля и место назначения находятся в разных населенных пунктах.

Подробное заполнение адресной строки может оказаться трудоемким процессом, отнимающим много рабочего времени. На этот случай Минфин допускает утверждение постоянно повторяющихся маршрутов приказом руководителя, в котором им будут присвоены индивидуальные номера. После этого в путеводном листе можно будет указывать лишь «Маршрут №1», «Маршрут №2» и так далее.

форма бланка путевого листа легкового автомобиля
На обратной стороне маршрутного листа допустимо вести расчет заработной платы водителя.

Возможные претензии проверяющих служб

Неправильное заполнение путевок становится поводом для претензий и штрафных санкций со стороны ИФНС. Вот какие ошибки чаще всего допускают неопытные бухгалтеры, если они не знают, как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля:

  • Образец заполнения рассчитан на месяц или неделю. Некоторые бухгалтеры полагают, что допустимо составлять путевой лист на больший период в собственных бланках, но это не так. Путаница возникает по причине того что Минфин не обязывает использовать унифицированные образцы те компании, деятельность которых не имеет отношения к автотранспорту. В итоге путевки, выписанные на срок более одного дня или одной трудовой смены, становятся поводом для разбирательств. Стоит отметить, что во многих случаях суды все же поддерживают налогоплательщика, признавая претензию налоговиков необоснованной.
  • Расходятся данные, указанные на конец предыдущей смены в одной путевке, и на начало следующей смены в другой.
  • Сведения, содержащиеся в строке расхода топлива, не совпадают с данными чеков и накладных.
  • Если в служебных целях использовался личный транспорт, путевой лист не заполнялся. В ряде подобных случаев суд чаще остается на стороне налогоплательщика. Однако, при существенной сумме расходов, путевку безопаснее оформлять.
как правильно заполнить путевой лист легкового автомобиля образец заполнения на месяц
В случае возникновения спорных ситуаций с налоговыми службами, без данных о маршруте будет трудно что-либо доказать в суде.

Образец путевого листа легкового автомобиля

С примером заполнения формы 3 можно ознакомиться здесь. Если фирма не связана с транспортной деятельностью, форму бланка можно несколько видоизменить, но не стоит сводить ее лишь к учету расхода топлива.

Путевой лист необходимо заверять печатью организации, а перед выдачей его на руки водителю следует внести соответствующую пометку в журнале учета путевок. Для этого используется унифицированная форма Госкомстата номер 8.

Путевой лист должен быть у водителя при себе, так как его могут потребовать сотрудники ДПС. Здесь стоит учитывать ряд моментов. Во-первых, при наличии доверенности на транспорт путевку можно не предъявлять. Во-вторых, если доверенность отсутствует, то произвольная форма бланка путевого листа не удовлетворит интереса сотрудника ДПС, и водителю придется понести наказание в виде штрафа.

О том, как заполнить путевой лист смотрите в данном видео.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
 
8 (800) 511-91-49
Это быстро и бесплатно!

Добавить комментарий