Как составить штатное расписание

Штатное расписание не относится к бумагам первичного документооборота компании, однако это именно тот документ, с которого начинает свою деятельность большинство предприятий. В том или ином виде существует везде – и в микрооранизации в 5 работниками, и на заводах с многотысячными коллективами. В основе его всегда лежит унифицированная форма Т-3, образец заполнения которой представлен в данной статье.

Зачем нужно штатное расписание

Невозможно все держать в голове. Даже если в компании всего пара десятков сотрудников, нельзя запомнить оклады и должности каждого.

Штатное расписание при первом взгляде на него дает следующие аналитические данные:

• Направление деятельности предприятия и основное направление. Если в структуре фирмы 3 подразделения, из которых 2 торговых и одно производственное, то руководителю сразу видно, какая часть бизнеса требует пристального внимания.
• Расходы. Подведение итогов заработной платы суммарно и по подразделениям показывает, какая часть предприятия должна давать максимальную отдачу.
• Кадровая. Если на предприятии 10 рабочих мест и все они заняты, значит, фонд оплаты труда соответствует или превышает требования к сотрудникам. Если в штате большое количество вакантных мест, то имеет смысл задуматься о реорганизации подразделения.
• Общее количество. Малое предприятие имеет льготы по налогообложению и ведению документации, превышение списочного состава грозит лишением этого статуса.

Данный документ служит основой для составления трудового договора с работником.

Хотя штатное расписание и составляется в единственном экземпляре, его ксерокопия поможет разъяснить сотруднику его должностные обязанности.

Только государственные и унитарные предприятия обязаны придерживаться правил заполнения и составление штатного расписания, коммерческие фирмы в качестве образца используют форму Т-3, которая широко используется с 2004 года.

Из чего состоит форма Т-3

В шапке документа ее основные отличительные особенности:

1. Название.
2. Код ОКПО или ОКУД.
3. Номер документа во внутреннем документообороте предприятия.
4. Срок действия. По желанию директора, он может быть любой. На практике чаще всего применяют интервалы с 1 января по 31 декабря.
5. Номер и дата приказа об утверждении.
6. Общее количество работников. При этом учитываются не только занятые, но и вакантные места.

Табличные данные

Штатное расписание содержит 10 столбцов со следующим содержанием:

1. Первый и второй – структурное разделение и его код. Необходим для анализа и для выстраивания иерархии, чтобы избежать двойного подчинения сотрудников. Код пишется произвольно, законами не предусматривается заполнение этой графа в соответствии с классификатором профессий. В нем зашифровывается структура предприятия и внутренняя иерархия.
2. Третий. Наименование должности, с указанием необходимой квалификации. Разряда или категории. Служит для того, чтобы было понятно о каком именно сотруднике идет речь. На простом станке сможет работать слесарь – новичок, на сложное оборудование придется искать слесаря высокой квалификации.
3. Четвертый столбец. Количество единиц в штате. Тут все просто. Станок один, но работает в 3 смены. Значит необходимо трое станочников.
4. Пятый. Тарифная ставка. Пишется в рублях, до двух знаков после запятой. Хотя копейки практически ушли из обихода, но в бухгалтерии необходимо отчитываться за каждую копейку. Хотя по правилам госучреждений требуется указывать точную цифру, ООО и ИП имеют право указывать некий диапазон, например 20 000 – 25 000. Пространство для маневра оставляется для того, чтобы при найме была возможность учитывать изменения на рынке труда и для поощрения ветеранов производства.
5. Шестой – седьмой. Надбавки. Тут есть два варианта – надбавки указываются либо в абсолютных числах, либо в процентах, зависит от внутренней политики предприятия. За ненормированный рабочий день, за его интенсивность.
6. Восьмой столбец – надбавка за знание иностранного языка явно пережиток советского прошлого. В те времена такой специалист получал гарантированную прибавку к жалованию.
7. Девятый. Просто суммирует предыдущие, и показывает общие плановые расходы фирмы.
8. Десятый. Примечание. Здесь можно писать все что душе угодно. Например, при планировании расходов на будущий год директор запланировал приобретение дополнительного оборудования. И наем дополнительных сотрудников для работы на нем. Тогда в графе «примечание» можно написать предполагаемую дату начала поиска сотрудников.

Пример заполнения бланка штатного расписания формы Т-3 служит образцом для ООО, но не учитывает реалии сегодняшнего дня.

Если оплата происходит от выполнения задания, или предусмотрена сдельная форма платежа, то в стандартной форме Т-3 эти данные отразить невозможно.

Кто составляет расписание

На крупном заводе или фабрике эту работу выполняет экономист. На более мелком – сотрудник кадровой службы. Если фирма небольшая, то ответственность перекладывается на бухгалтерию. А уж если фирма совсем маленькая, то за дело может взяться и директор.

В любом случае образец штатного расписания с тарифными ставками должен быть заверен двумя подписями – директора и главного бухгалтера.

В идеале еще должна присутствовать подпись руководителя отдела кадров, но на практике чаще всего обходятся одним автографом – директора, который заодно занимает и должность главбуха.

Маленькие нюансы

Если компания принадлежит государству, то все должности в обязательном порядке должны указываться в соответствии с классификаторами профессий.

Требование указывать должности в соответствие с классификатором профессий касается и крупных предприятий, которые хотят сертифицировать свою деятельность в соответствии с международными стандартами.

По правилам они должны придерживаться всех норм и постановлений, утвержденных государством. Однако не всегда это представляется возможным. В таком случае в справочниках – классификаторах выискиваются наиболее близкие профессии, а нюансы деятельности прописываются в должностной инструкции.

Внесение изменений

Хотя штатное расписание относится к локальным документам, которое не обязательно предъявлять при камеральных проверках, в нем не допускаются изменения, вносимые маркером.

Если надо исправить 1-2 графы, то стары данные зачеркиваются, на их место вписываются актуальные данные. Изменения заверяются подписью лица, их внесшего.

Если в фирме произошла большая реорганизация, то имеет смысл составить новое штатное расписание.

Закон и его применение

Хотя законодательство не закрепляет за частными предприятиями обязанности как составить штатное расписание для ООО, образец его заполнения должен быть известен каждому руководителю.

Иногда налоговики превышают свои полномочия и считают отсутствие такой бумажки серьезным нарушением. Да, это неправомочно, но доказывать свою правоту придется через суд. А это большие хлопоты и финансовые издержки.

Имея образец, заполнить штатное расписание можно всего за пару часов. Это гораздо проще, чем судиться или спорить. Кроме того, этот документ позволит спланировать кадровую работу и даст материал для глубокого анализа положения дел в компании.

Помимо этого, документ может быть хорошим подспорьем во взаимоотношениях работодателя и работника. С его помощью можно выиграть судебное дело против излишне ретивого сотрудника, который пытается в судебном порядке защитить свои якобы попранные права.

Если человека брали на должность, с которой он не справился, то доказать это можно с помощью штатного расписания. Например, указав, что в штате нет вакансии «ученика слесаря», поэтому недостаток квалификации и послужил причиной расторжения трудового договора.