Должностная инструкция менеджера по закупкам

Как показывает практика, основные должностные обязанности менеджера по закупкам сводятся как раз в умении и организации эффективных переговоров с различными поставщиками. Любой менеджер просто обязан вырабатывать стратегию переговоров с обеспечением наиболее выгодных условий предстоящей сделки. Также специалист обязан осуществлять систематический контроль оборота закупленных в настоящее время товаров, вести внушительный объем документации (в частности, составлять поточные и итоговые отчеты о проделанной работе, заполнение счетов, проработку договоров для ее последующей подачи на подпись).

Разрабатывая должностную инструкцию для менеджеров по закупкам, обязательно предусмотреть решение специалистом различных рабочих контактов со своими коллегами, привлеченными из отделов маркетинга, а также многочисленными продавцами. Далее предлагается рассмотреть, какие основные положения должна включать в себя должностная инструкция менеджера по закупкам.

Общие правила и положения

Относится менеджер отдела закупок к категории специалистов по работе с клиентами. Его назначение определяется соответствующим приказом генерального директора организации, по непосредственному представлению, сделанному начальником отдела закупок компании.

В рамках служебного положения, менеджер, работающий по закупке товаров, подчиняется напрямую руководителю отдела закупок. На время возможного отсутствия менеджера на рабочем месте его функциональные должностные обязанности перераспределяются на других работников в соответствии с приказом руководства данной компании.

Соискатель на должность менеджера по закупкам должен обладать специфическими знаниями и навыками

На данное рабочее место принимается лицо, обладающее соответствующим образованием, навыками работы с партнерами, клиентами, умеющие правильно организовать рабочий процесс. Стаж работы, который должен иметь кандидат на должность менеджера по закупкам товаров, устанавливается в индивидуальном порядке, по согласованию администрации компании.

Следует отметить, что менеджер по закупкам это специалист широкого профиля, по этой причине он обязан обладать знаниями в соответствующих областях и соблюдать ключевые требования коммерческого и гражданского права, уметь работать с типовыми формами соглашений, знать все ключевые определения ряда нормативных актов, специфику работы отдельных документов.

Обратите внимание: в обязанности менеджера входит работа с определенными группами товаров, продуктов, оборудования, материалов, следовательно, он обязан разбираться в присущим им ключевым параметрам, показателям, знать их характеристики и по возможности, специфику, технологии процесса производства.

В процессе выполнения заданных инструкцией действий, специалист обязательно должен руководствоваться законодательными актами, принятыми в правовой зоне РФ, а также установленным внутренним регламентом компании. Обязательным руководящим документом для менеджера является письменное распоряжение руководства организации и текущей должностной инструкцией.

Менеджер по закупкам должен разбираться в ассортименте товаров и их характеристиках

Прямые должностные обязанности

Специалист, претендующий на данную должность должен знать, что делает менеджер по закупкам, на какие нормы и требования необходимо ориентироваться в своей работе.

Вот перечень обязанностей данного специалиста:

1. В рамках соблюдения своей должностной инструкции, менеджер по закупкам обязательно должен обеспечивать наличие для компании определенных товарных групп в требуемом количестве, гарантируя создание ассортимента.
2. Выполнять предписанные планом организации торгового процесса показатели оборота конкретных товарных групп.
3. Осуществлять поиск источника поставок конкретных товаров, исследовать актуальность новых предложений, предоставляемых потенциальными партнерами. На основании полученных данных, специалистом составляется рациональное предложение о последующем сотрудничестве, которое в дальнейшем и передается на подпись администрации. Это относится как к работе со старыми поставщиками, так и с заключением новых соглашений.
4. В задачи менеджера входит ведение переговоров с потенциальными поставщиками, согласование и конкретизация ведения поставок. Это же относится к составлению заказов поставщикам, а в последующем и отслеживание динамики выполнения поставок, в соответствии с заключенным контрактом.
5. Специалист берет на себя всю документальную работу по сделке, правовую подготовку, при необходимости юридическое сопровождение. Для реализации данной задачи нет необходимости досконально знать ряд кодексов, нормативных актов, принятых государством за основу, достаточно иметь навыки работы только со своими группами товаров.
6. По каждому отдельному товару менеджер обязан отслеживать динамику совершения следок, последующих продаж, а если она отстает от запланированной изначально, принимать определенные меры для улучшения состояния компании на рынке.
7. Менеджер по закупкам обязательно определяет то наименование товаров, которое потребуется внести в перечень текущего ассортимента в рамках магазина, торгового центра, супермаркета.
8. В задачи специалиста входит анализу текущих остатков продукции на складе, обеспечения товара в требуемом количестве. Сюда же входит и анализ актуальных потребностей компании, что позволит всегда и во всем обеспечивать полноценные условия работы с рынком, учитывая специфику его динамики и развития.
9. Среди других задач можно также выделить информирование всех прочих отделов относительно перемещения товаров, наименования, остатков и других нюансах. В этот же подраздел входит и специфика работы с продавцами, консультантами, а если это необходимо, то проводится полноценное обслуживание клиентов, с учетом их индивидуальных потребностей.

Менеджер по закупкам в первую очередь отвечает за наличие товаров и материалов на складе в необходимом количестве

Права менеджера

Менеджера наделяют также рядом прав, среди которых можно выделить:

1. Непосредственное руководство ситуацией в рамках выделенной им компанией компетенции, дает права ее предоставления в различных организациях и учреждениях.
2. Право требовать подключения для своей работы максимально полной информационной базы, актуальных данных, без которых сотрудничество с поставщиками не представляется возможным.
3. При этом, менеджер вправе требовать предоставление информации как непосредственно от начальника отдела совершения продаж, так и заканчивая рядовыми специалистами, действуя напрямую.
4. В отношении руководства, менеджер вправе предоставлять отчет и предложения по своей деятельности, направленные на непосредственное улучшение работы компании.

Данная инструкция является типовой и обязательной к исполнению.