Нужна консультация?

Как правильно заполнять табель учета рабочего времени

Работнику кадровой службы, а при его отсутствии – бухгалтеру, ежедневно приходится заполнять табель учета рабочего времени. Правильно заполнить его в тысячный раз совсем не сложно, но новичку иногда не совсем просто разобраться с хитросплетениями.

Правила составления табеля учета рабочего времени, заполнение которого проходит на частных и государственных предприятиях, установлены в январе 2004 года государственной службой статистики.

Формы документов

Для расчета отработанных часов или смен применяется документ по форме Т-12. Чтобы собрать статистику по компании, или подготовки отчета в бухгалтерию, иногда используют бланк Т-13, это упрощенный бланк табеля рабочего времен.

Иногда документооборот предприятия стараются избавить от дополнительных бланков. В таком случае первую часть бланка Т-12 заполняет отдел кадров, а бухгалтерия проставляет цифры по расчету платежей.

Документ может быть заполнен:

  • в бумажном виде;
  • в электронной таблице;
  • в специализированной бухгалтерской программе, например 1С.

Предпочтительнее работать с электронной формой, в нее легче внести изменения, так как не всегда есть возможность сразу выяснить причину отсутствия работника на рабочем месте.

 упрощенный бланк табеля рабочего времени
Канцелярия остальных учреждений по привычке пользуется установленными формами Т-12 и Т-13, хотя строго обязательства заполнять их в таком виде не существует.

Правила заполнения

Есть две методики заполнения этого документа – фиксация всех событий, или включение в него только случаев неявки на рабочее место, с указанием причин, как в школьном журнале. Во втором случае есть возможность допустить ошибку или внести изменения задним числом, но он занимает меньше времени. И ориентироваться так легче. Поэтому кадровик сам решает, как ему удобнее, здесь решает опыт.

В идеальном варианте бухгалтер получает заполненный табель 2 раза в месяц. Один раз для начисления аванса, второй – заработной платы.

Однако часто фирмы стремятся уменьшить документооборот и загрузку офиса, поэтому аванс выплачивают фиксировано, в качестве некоторого процента от зарплаты.

Строгой инструкции по ведению как правильно заполнять табель учета рабочего времени порядок не предусмотрено. Точнее, она есть, но поскольку это больше относится к внутреннему документообороту компании, то руководители предпочитают устанавливать свои правила.

 как заполнять табель учета рабочего времени образец заполнения форма Т-13
В верхней части бланка прописаны коды в буквенном и числовом выражении, которые кодируют причины отсутствия человека на работе.

Всего их 36, они предусматривают все возможные случаи, предусмотрены даже те, которые могут изменить зарплату при выходе на работу. Например, есть код вида оплаты труда в табеле «простой по вине работодателя».

Чтобы не произошло путаницы, в каждом из них все 36 кодов прописаны и расшифрованы в «шапке», запутаться в них практически невозможно.

В нем так – же прописывается:

  • сколько часов отработано в ночную смены;
  • сверхурочные, которые могут быть оплачены по особому тарифу;
  • праздничные и выходные часы.

Для идентификации сотрудника используется два столбца – фамилия и должность, и табельный номер.

Непонятные ситуации

Иногда возникает ситуация, когда нет точных данных. Ну вот не пришел человек на работу, поставили код НН (неявка по невыясненным причинам). Прошло время, причина по-прежнему неизвестна. Пора нести табель в бухгалтерию. Что делать?

В таком случае не стоит задерживать предоставление расчетов и ждать получения полной информации. В том случае, если открылись новые обстоятельства, можно скорректировать данные.

Это делается по следующей схеме:

  1. Написание докладной записки. В ней поясняются неясные моменты, для подтверждения прикладываются документы – больничные листы, справки и т.д.
  2. Пишется корректирующий (или дополнительный) табель. Этот документ не должен содержать в себе данные обо всех работниках. Достаточно изменить информацию о конкретном человеке.
 правила составления табеля учета рабочего времени заполнение
Предпочтительнее работать с электронной формой, в нее легче внести изменения, так как не всегда есть возможность сразу выяснить причину отсутствия работника на рабочем месте.

Докладная записка пишется в любое время. То есть если человек пропал на целый месяц, то как только он пришел на работу с документом, подтверждающим причину отсутствия на работе.

Например, сейчас не требуется получать разрешение руководства на учебный отпуск. Работник предупредил начальника, тот отказался его отпускать. Ничего не сообщил кадровику. Кадровик пишет НН. Прошел месяц, студент вернулся, предоставил все необходимые документы. Претензий быть не может, пишется докладная записка и корректирующий табель, наказывать студента нельзя.

Примеры заполнения

Иногда пропуск происходит сразу по нескольким причинам – например, после ухода в отпуск работник заболевает и ложится в больницу. В этом случае как заполнять табель учета рабочего времени? Образец заполнения форма Т-13 предусматривают только один вариант.

Но есть КЗОТ, по которому если работник во время отпуска заболел, то эти дни считаются как дни временной нетрудоспособности, а отпуск продлевается. Поэтому в графе ставится символ Б (больничный).

Это же касается выходных и праздничных дней. Если время отпуска или больничного, или если эти события совпали, приходится на день отдыха, то этот день отмечается символом В (выходной).

Не должно вызывать сложностей и поиск ответа на вопрос, как заполнить табель учета рабочего времени при сменном графике, если на предприятии предусмотрена посменная работа, заполнение табеля происходит по обычной схеме.

 как составить табель учета рабочего времени образец заполнения бланка формы Т-12
Чтобы документооборот предприятия стараются избавить от дополнительных бланков, первую часть бланка Т-12 заполняет отдел кадров, а бухгалтерия проставляет цифры по расчету платежей

Дни выхода на работу отмечаются символом рабочего дня, например Я или Н (работа в дневное или ночное время). Поскольку сменный график предусматривает работу в праздники, которые оплачиваются по другому тарифу, то иногда применяется кодировка РВ (рабочие выходные).

Где используются Т-12 и Т-13

В марте 2015 года Министерство финансов утвердило форму внутреннего документооборота.

Она обязательна для применения:

  • в государственных учреждениях;
  • унитарных предприятиях;
  • подрядчиков, выполняющих государственные заказы;
  • часть госкорпораций.

Таким образом, информация о том, как составить табель учета рабочего времени, образец заполнения бланка формы Т-12 полезны для работников кадровых служб фирм, имеющих близкое отношение к государственному финансированию.

Канцелярия остальных учреждений по привычке пользуется установленными формами Т-12 и Т-13, хотя строго обязательства заполнять их в таком виде не существует.

Небольшие предприятия предпочитают использовать менее формализованные отчеты. Даже в крупной компании генеральный директор своим приказом имеет право утвердить отличную форму внутреннего документооборота.

Чаще всего образец график таблицы учета рабочего времени включает в себя следующие столбцы:

  1. Порядковый номер.
  2. Фамилию, имя, отчество сотрудника.
  3. Отметку о выходах и невыходах.

Эта информация копируется с формы Т-13. Но очень часто проставляются не коды, а часы работы. То есть пишется, сколько часов отработал сотрудник. В микро-организациях делают еще проще, и проставляют не часы, а сумму заработка. Это связано с тем, что большая часть фирм начисляет зарплату сдельно, за объемы продаж или выполненную работу.

Добавить комментарий