Нужна консультация?

Оформление трудовой книжки: примеры и порядок внесения записей

Сегодня большинство предпринимателей сталкиваются с проблемой найма персонала. Само собой, это влечет за собой и оформление соответствующей документации. Опытные кадровики, конечно, знают, как заполняется трудовая книжка. Однако не все начинающие бизнесмены могут открыть эту вакансию. Так что, ознакомимся с основами правильного оформления сотрудников подробнее.

Назначение и характеристики

Современная трудовая книга является важным документом, позволяющим вести учет стажа работника. Вообще, функции по ведению таких бумаг возлагаются на кадровика либо руководителя предприятия. Эти данные учитывает ПФ РФ при начислении гражданам пенсии по достижении ими определенного возраста. Поэтому для любого человека важно правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые. Образец внесения записей такого рода мы обязательно приведем для вас немного ниже.

Правильное оформление трудовой книжки
Трудовая книжка — очень важный документ для любого человека, поэтому умение правильно ее заполнить будет необходимо для кадровика или руководителя компании

Вообще, подобные деловые бумаги становятся неотъемлемым атрибутом для любого сотрудника. Помните, предпринимателю, принявшему решение укомплектовать рабочий штат, потребуется крайне ответственно подойти к решению задач на этом этапе. Безусловно, здесь вам очень пригодятся знания, когда, как правильно сделать запись в трудовой книжке. Образец о приеме на работу сотрудников, представленный в статье, сделает немного понятнее представленную информацию и поможет оформить все правильно.

Заполняем новый документ

Все нюансы, связанные с ведением книжек трудового стажа сотрудников, регулирует ТК РФ (ст.66, глава 10, 11). Кроме того, о правильном оформлении документа можно узнать из Постановления Правительства РФ №225 (16 апреля 2003 г.). Также 10 октября 2003 года были изданы Инструкции по правильному заполнению трудовых.

Как правильно сделать запись о приеме на работу
Принимая на работу молодого специалиста, следует правильно заполнить титульный лист трудовой

Обычно специалисты уже имеют определенный опыт работы, а, значит, предоставляют частично заполненную трудовую. Однако нередко случаются ситуации, когда бизнесмен предпочитает комплектовать штат молодыми специалистами, которые пока не могут похвастать наличием стажа. В таких случаях придется заполнить документ с нуля. Итак, его титульная страница состоит из таких позиций:

  • инициалы работника;
  • его дата рождения;
  • степень образования;
  • полученная специальность;
  • дополнительная информация о квалификации;
  • дата оформления с подписью должностного лица;
  • печать компании.

Далее, потребуется оформить первые страницы документа. Здесь нужно указать номер записи в первом ряду, дату вступления сотрудника в свои рабочие обязанности во втором разделе, его должность в третьем столбце. Обратите внимание, что основанием для любых действий по изменению комплектации персонала будет внутренний приказ предприятия. Само собой, его номер и название вы также должны указать в последней графе, идущей сразу за столбцом о занимаемой должности. Заполнение трудовых книжек в примерах (фото) обязательно поможет предпринимателю ознакомиться с образцовым оформлением этой важной бумаги. 

Вся эта информация фиксируется в документе лишь на основании предоставленных работником доказательств. Как правило, это паспорт и диплом.  Для мужчин, проходивших службу в рядах вооруженных сил, нужен и военный билет. Кроме того, иногда требуется и свидетельство о браке. Обычно это бывает при смене фамилии сотрудника.

Учитывайте, что данные положено вносить фиолетовыми, синими либо черными пастами. Причем цифры должны быть арабскими, а сокращения – недопустимы. Само собой, книга заполняется разборчиво и аккуратно, без исправлений и лишних помарок.

Нюансы оформления

Несомненно, любой сотрудник отдела кадров знает все детали ведения правильных записей. Главное, стараться вносить данные, соблюдая точность и аккуратность. Причем обязательным атрибутом записи о трудоустройстве либо увольнении становится оттиск печати предприятия с указанием его адреса и реквизитов. Поскольку ИП могут и не использовать штамп, они могут заменить его прописыванием этой информации от руки.

Образец правильного заполнения трудовой книжки
Пример, как следует вести запись в трудовой книжке

Выше уже было отмечено, что все записи об изменениях вносятся исключительно на основании приказов. Причем в тексте необходимо сослаться на этот документ, указав его порядковый номер. Окончательным этапом становится подписание книги работником и должностным лицом, ведущим записи.

Кроме того, важно соблюдать и сроки внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу в порядке перевода сотрудника. Как правило, они не должны превышать семи дней. Причем перед записью о приеме должны присутствовать пометки, сделанные предыдущим работодателем, где ссылаются на вашу компанию. Само собой, должен присутствовать и приказ об этом.

Нередки ситуации, когда достойный труд работника может быть отмечен благодарностью от руководства. Другим распространенным случаем считается повышение в должности. Все эти моменты обязательно следует отобразить в книге учета стажа, опять же, ссылаясь на соответствующий документ. Правда, финансовые награждения и премии не потребуют ведения подобных записей.

Немного о правках документа

Еще один момент касается внесений правок на титульной странице. Безусловно, исправления информации в этом документе недопустимо, но, все же, есть некоторые случаи, когда оно будет уместным, например, смена фамилии. Так, ответственному лицу потребуется просто перечеркнуть данные, указанные в документе ранее, и внести исправления поверх предыдущей записи. При этом на изнанку обложки непременно следует записать номер документа, ставшего основанием таких изменений.

Иногда случается оплошность и по вине кадровика, например, путаница с датами. В подобных ситуациях уместно внести исправления таким образом: нумеруем нашу запись следующим номером. Далее, проставляем дату, в графе о должности прописываем, что ранее сделанная запись недействительна и уточняем правильные данные. Последняя графа с номером приказа потребует простановки номера соответствующего документа.

Вкратце ознакомившись с информацией, как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу (образец ООО, ИП вы можете посмотреть в галерее), рассмотрим отдельные тонкости ведения этой важной для сотрудника бумаги. Сегодня для большинства людей частая смена рабочего места не является редкостью. Поэтому весьма распространенной становится ситуация, когда заканчиваются графы, предназначенные для внесения изменений о нем. Здесь категорически запрещено продлевать записи в непредназначенных для этого разделах. Правильным решением становится добавление дополнительного элемента – вкладыша.

Заполнение трудовых книжек в примерах
Образец внесения правок в ошибочно сделанную запись

Не стоит забывать, что любая допущенная вами ошибка при оформлении книги потребует от работника письменного подтверждения вашей оплошности даже после его увольнения. Поэтому чтобы избежать ненужных проблем, старайтесь внимательно подходить к делу. Не забывайте, все изменения в информацию, содержащуюся в титульном листе, можно внести лишь после получения от сотрудника официального документа, который сможет опровергнуть изложенное ранее.

Другие важные моменты

Как вы уже знаете, при отсутствии свободного места для отметок в графе о непосредственном рабочем стаже, трудовая книга дополняется вкладышем. Отметку о его наличии фиксируют либо в конце соответствующего раздела, либо на последней странице самого документа. Также в трудовую потребуется внести пометку, состоящую из номера вкладыша. Причем это дополнение будет действительно лишь вместе с основным документом.

Как заполняется трудовая книжка
Когда свободное место в нужном параграфе трудовой книжки заканчивается, ее дополняют вкладышем, делая при этом пометку в основном документе

Изучая образец правильного заполнения трудовой книжки при приеме на работу, увольнении, пример записи, порядок их внесения и другие важные детали, важно знать, как правильно действовать при потере этого документа работником. Так, сотрудник должен подать специальное заявление о выдаче ему дубликата. На протяжении 15 дней кадровики изготавливают аналог утерянной книжки, просто суммируя предыдущий рабочий стаж. При этом особые пометки (награды и достижения) вписываются полностью в предназначенный для них раздел.

Когда ваш работник совмещает несколько рабочих вакансий на разных предприятиях, бумаги о трудоустройстве всегда находятся по основному месту, где он числится. Там же положено и отметить факт наличия дополнительной должности, которую он занимает в другой фирме.

Когда сделать запись в трудовой книжке
Заводить трудовую книжку на сотрудника нужно после непрерывного посещения им рабочего места в течение пяти дней

Вообще, после регулярного посещения сотрудником вашей компании на протяжении пяти дней, его положено официально оформить. Правда, иногда случаются прецеденты, когда работник покидает должность сразу по прошествии этого срока, а приказ на его зачисление уже подписан и сделана соответственная запись в трудовой. Как быть в подобных случаях? Опытные кадровые специалисты говорят, что здесь уместно издать приказ, аннулирующий трудовые отношения с конкретным человеком, и зафиксировать эти данные в трудовой книге сотрудника.

Схема действий при увольнении персонала

Теперь рассмотрим некоторые важные аспекты, касающиеся должного оформления разрыва трудовых контрактов. Эти положения прописаны в ст.77 ТК. Кроме того, некоторую факты об этом содержит и ст.127 там же. Закон гласит, что последний день нахождения на своей должности работника и будет датой его увольнения. Если персонал уходит по обоюдному согласию сторон либо по собственному желанию, предусмотрены и другие форматы расчета последнего рабочего дня.

Например, при неиспользованном периоде отпуска, сотрудник подает заявление с просьбой снять его с должности по окончании отпускного периода. Таким образом, фактически он покинет рабочее место немного раньше, чем вы официально зафиксируете такой факт. Само собой, увольнение по причине нарушений сотрудником режима работы компании или закона (все эти ситуации перечислены в ТК РФ) не даст ему права использовать подобную возможность.

Что касается непосредственного отображения информации в документе, запись ведется в установленном порядке, как и при найме. Только в третьей графе потребуется указать, что сотрудник уволен по конкретной статье, предусмотренной действующим законом. После внесения данных, работодателю следует выдать документ нанимателю. Если это невозможно сделать при личной встрече, придется выслать бывшему работнику уведомление и выслать книжку почтой.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии
Невостребованные трудовые книжки положено сохранять в течение двух лет на предприятии, а затем сдавать их в архив

Наконец, все документы, которые остались у бизнесмена, следует сохранять порядка двух лет. Затем их потребуется поместить в архив. Как видите, даже такой, казалось бы, несложный процесс нуждается в достаточно ответственном подходе и знании основ законодательства страны.

Добавить комментарий