Как написать заявление на возмещение средств из ФСС

Социальные расходы, связанные с временной нетрудоспособностью, материнством или иными обстоятельствами, оплачиваются средствами социальных служб. Но фонд, рассчитанный на оплату этих пособий, создают сами работодатели, которые регулярно производят отчисления в ФСС. Нередко организации сталкиваются с проблемой, когда начисленная выплата сотруднику значительно превышает сумму регулярных страховых взносов.

В таких случаях работодатель вправе просить о возмещении расходов. Для этого необходимо собрать требуемый пакет документов и направить письмо в ФСС с запросом на возврат денежных средств. Рассмотрим образец заявления страхователя на возмещение и правила его подачи в данной статье.

Кому и когда можно получить возмещение

Организации, которые уплачивают налог по общей системе налогообложения, ежемесячно выплаты в ФСС для социальных расходов. В тех случаях, когда появляется необходимость оплаты пособия одному или нескольким работника, а суммы страховых отчислений не покрывают эти выплаты, работодатель имеет право поступить следующим образом:

1. Приостановить выплаты в ФСС до полного возмещения расходов.
2. Обратиться в местные органы социального страхования с письменным заявлением страхователя ФСС о возмещении расходов на выплату пособий.

К образцу заявления не предъявляется строгих требований, но помимо этого потребуется собрать ряд дополнительных документов, подтверждающих необходимость выплаты. Кроме того, не каждое пособие, превышающее сумму ежемесячных отчислений, возможно возместить.

Допустимо оформить заявку на возврат средств в следующих случаях:

1. Выплата пособия по больничным листкам, в том числе по беременности и родам.
2. Выплата единовременного пособия беременным женщинам, вставшим на учет в ранние сроки.
3. Ежемесячные выплаты по уходу за ребенком в возрасте до 18 месяцев.
4. Выплаты по инвалидности, если она наступила вследствие производственной травмы.

Порядок получения компенсаций и пособий

С полным перечнем пособий, выплата которых подлежит возмещению, можно ознакомиться на официальном сайте страховой службы. Помимо организаций на общей системе налогообложения, получить возврат имеют право и те предприятия, которые платят страховые взносы по льготным тарифам, или вовсе не производят выплаты ФСС.

Расчет выплаты

Для получения возврата, необходимо правильно составить соответствующую заявку, приложив к ней доказательства обоснованности возмещения и специальную форму 4-ФСС, бланк которой четко регламентирован законом. Только в том случае, если весь пакет документации собран и верно заполнен, социальная служба удовлетворит требование работодателя.
Бланк 4-ФСС содержит следующие данные:

• код шрифта страхователя (для определения льготной категории);
• информацию об отсутствии накопившейся задолженности перед Фондом;
• код ОКВЭД;
• информации о произведенных социальных отчислениях;
• дату заполнения формы.

Документ визируется уполномоченным сотрудником предприятия. Составлять форму 4-ФСС можно не только в конце отчетного периода, но также в конце месяца или в любой день, в который было начислена страховая выплата. Стоит лишь учесть, что для последних двух случаев потребуется несколько иная, промежуточная форма бланка с указанием кода периода, в который было составлено заявление.

На практике, фирмы на ОСНО составляют заявления о возмещении в конце налогового периода, льготники – подают запрос на возврат ежемесячно, пользуясь промежуточным бланком 4-ФСС.

Чтобы не возникало путаницы, на официальном сайте социальной службы размещены материалы, описывающие порядок заполнения бланка и прочие предписания, касающиеся возврата средств.

Документы

Помимо самой заявки и формы 4-ФСС, территориальные социальные структуры вправе запросить иные документы, которые послужат свидетельством необходимости возмещения средств.

• Если речь идет о выплате, произведенной по листу нетрудоспособности, в том числе по беременности и родам, подтверждающим документом послужит обычный больничный лист. Нет необходимости отправлять оригинал справки, достаточно приложить копию. Стоит убедиться в правильности заполнения больничного, он должен содержать наименование и адрес лечебного учреждения, специальный код причины нетрудоспособности, наименование предприятия-работодателя и личные данные работника.
• Иногда суммы социальных выплат могут быть увеличены за счет большого стажа сотрудника. Для таких случаев Фонд может запросить заверенную копию трудовой книжки. Лучше заранее приложить ее к остальным документам, чтобы не получить незапланированный отказ от ФСС.
• Когда речь идет о ранней постановке на учет по беременности и соответствующей выплате, к числу документов стоит прибавить справку из женской консультации, в которой будет указаны необходимые подтверждающие данные.

Также в состав документации в некоторых субъектах РФ включают специальный реестр, в котором работодатель предоставляет все данные по выплаченным социальным пособиям.

Так, в этом реестре могут быть предусмотрены строки для заполнения ФИО каждого работника в отдельности, указания регистрационного номера его листа нетрудоспособности и периода отсутствия на рабочем месте, и суммы уплаченных пособий. Для прочих выплат территориальные органы ФСС вправе запросить подобную детализацию.

В заявлении важно правильно указать наименование предприятия, его адрес и платежные реквизиты.

Как учитывать компенсацию

В случае, если в документах на компенсацию указана подозрительно крупная сумма, не соответствующая заявленным социальным выплатам, страховой Фонд вправе произвести проверку либо запросить дополнительные справки для обоснования возмещения.

Известны случаи, когда работодатель намеренно производит неправомерные действия для получения крупных возмещений, например, умышленно принимая на высокооплачиваемую работу беременную сотрудницу перед самым отпуском. Если такие факты были доказаны, ФСС вправе отказать в выплате, о чем работодателя обязательно уведомят по истечении 3 дней.

Если компенсация была произведена, ее никак не учитывают в статье доходов. Это касается как фирм на ОСНО, так и остальных предприятий, отчитывающихся перед налоговой по специальным режимам.

ФСС производит выплаты в течение 10 дней после приема заявки.

Скачать заявление

Один из самых главных этапов в процессе получения возмещения — заполнение бланка заявления в ФСС на возмещение расходов по больничному листу. Унифицированного образца на этот случай не существует, и при необходимости работодатель вправе самостоятельно написать заявку. Но чтобы не допустить ошибок и избежать ненужной траты времени, можно обратиться в территориальные структуры и получить бланк, в котором останется лишь заполнить пустые строки.

Стоит отметить, тот факт, что в некоторых субъектах РФ сотрудники ФСС предпочитают заполненный шаблон, чем написанное в произвольной форме заявление.

Это объясняется тем, что местные социальные службы желают видеть расшифровку общей суммы возмещения с разбивкой на отдельные виды пособий. Также сотрудников интересует и регистрационный номер налогоплательщика, который необходимо указать в бланке, так как по нему можно определить наличие льгот для работодателя.

Скачать образец заявления на возмещение средств из ФСС можно на нашем сайте.

Заключение

Иногда работодатели не слишком ответственно относятся к подаче заявки на возврат социальных выплат. Например, не все придают значение подтверждающим документам, или не считают нужным заполнять реестры расходов. Эти факты обязательно выявляются в ходе проверок органов ФСС, которые периодически осуществляют выезды к страхователям.

Стоит прикреплять к финансовым отчетам и копии платежных поручений, свидетельствующих об произведенных выплатах в ФСС.

Если все документы собраны и верно заполнены, можно приступать к подаче заявления на получение возврата. В местное отделение ФСС может обратиться любой сотрудник, при наличии у него доверенности. Доверенность составляется в свободной форме, заверяется подписью генерального директора и печатью организации.