Заполнение бланка приходного кассового ордера

В процессе работы предприниматель имеет дело с денежными средствами. Чтобы осуществлять деятельность по закону, владельцу бизнеса необходимо вести отчетность и своевременно сдавать ее в ответственные органы. Однако не все знают, как правильно заполнять бланк приходного кассового ордера, поэтому образец заполнения для ООО рассмотрим ниже. Чтобы выполнить операцию, предпринимателю потребуется подробно изучить процесс заполнения бумаги в соответствии с законодательством.

Зачем нужно заполнять ордер

Не зная, что такое приходный кассовый ордер ПКО и для чего он нужен, бизнесмен должен понимать, что он нужен для составления бухгалтерской отчетности. С его помощью ведется контроль потока денежных средств, который поступает в кассу и убывает из нее.

Приходной кассовый ордер необходим для принятия взвешенных управленческих решений. Без анализа бумаги предпринимателю будет сложно составить представление о положении дел в фирме.

ПКО оформляется в случае:

• поступления денежных средств в кассу из банка;
• если выполняется погашение недостачи, которая была обнаружена во время проведения инвентаризации;
• поступил взнос в уставной фонд;
• была возвращена неиспользованная сумма;
• выполняется операция оприходования излишков;
• в других предусмотренных действующим законодательством случаях.

Бланк квитанции к приходному кассовому ордеру заполняется по форме КО-1. Она является межотраслевой. Это значит, что бумага заполняется одинаково вне зависимости от вида бизнеса, которым занимается предприниматель.

Заполнение ПКО обязательно для всех субъектов, которые занимаются предпринимательской деятельностью.

Налоговые органы используют документ, чтобы осуществлять контроль за поступлением денежных средств в кассу. Это позволяет работникам государственного органа четко фиксировать размер доходов предпринимателя.

ПКО относится к бланкам строгой отчетности. Информация о таких документах вносится в электронный банк бланков и документов с определенной степенью защиты. Это значит, что предприниматель не может просто распечатать на принтере бланк приходного кассового ордера для заполнения. Его необходимо получить или приобрести.

Изготовлением бланков занимаются специализированные фирмы. Они выполняют операцию на заказ или занимаются реализацией готовой продукции. Для печати ПКО используется специализированная бумага. Бланки могут быть разных цветов. Это позволяет легче ориентироваться в документации компании.

Состав документа

Для удобства использования и заполнения в состав приходного кассового ордера входят 2 части:

1. Основная.
2. Отрывная.

Заполняя основную часть, предприниматель должен указать название организации. Затем необходимо проставить номер ордера и дату, когда выполняется внесение информации.

Далее необходимо вписать:

• дебет и кредит;
• компанию или лицо, от которого были получены средства;
• размер поступления;
• размер НДС или его отсутствие;
• документы, которые прилагаются к ордеру.

Основная часть документа размещается слева. С правой стороны находится отрывная часть. В нее требуется вписать аналогичную информацию.

Изготовлением бланков занимаются специализированные фирмы

Процедура заполнения бланка

Если предприниматель внимательно изучит документ, образец заполнения бланка ПКО (приходного кассового ордера) и пример формы КО-1, процедура заполнения не доставит сложностей. Однако в процессе составления отчетности владельцы бизнеса часто допускают ошибки.

В большинстве случаев люди заполняют только квитанцию приходника, а сам ордер оставляют чистым. Такой документ не принесет пользы для бухгалтерии, а налоговая служба откажется его принимать.

Если выполнять процедуру по правилам, то сначала предприниматель должен внести информацию в бланк документа. Когда операция будет выполнена, можно приступать к заполнению квитанции. Во время осуществления процедуры следует строго придерживаться установленной формы.

Предприниматель должен заполнить все графы бланка. Если бизнесмен зарегистрирован в качестве ИП и не обязан вести бухгалтерский учет, одноименная строка документа может остаться пустой.

Дойдя до строки «Основание», большинство предпринимателей сталкиваются с затруднениями. Бизнесмены не знают, что вписывать в графу. На деле человеку, заполняющему документ, просто требуется написать, в результате выполнения какой операции были получены денежные средства, поступившие в кассу.

В качестве оснований получения дохода можно указать:

• оказание услуг;
• выполнение работ;
• реализация товара.

Законодательно закреплено, что человек, занимающийся заполнением документа, должен указать источник получения прибыли.

В графе следует указать организацию или физическое лицо, с которым была заключена сделка. Если у предпринимателя имеются документы, подтверждающие проведение операции, об их наличии требуется указать в соответствующей графе документа.

Кто может подписать кассовый ордер

Задумавшись над тем, какую форму приходного кассового ордера можно использовать, предприниматель должен помнить, что, чтобы документ имел силу, на нем должна стоять подпись одного из лиц, которых законодательство наделяет соответствующими полномочиями.

Операцию могут выполнить:

• бухгалтер;
• предприниматель;
• кассир;
• другое уполномоченное лицо.

Обычно выполнением операции занимается бухгалтер. Если эта должность отсутствует в организации, подписать документ перед подачей в государственные органы может и сам владелец бизнеса. Если по каким-либо причинам предприниматель не может выполнить операцию, законодательство позволяет удостоверить ПКО подписью уполномоченным лицам.

Заполнение квитанции

Заполнение квитанции выполняется точно так же, как и внесение данных в бланк кассового ордера. Если предприниматель сумел заполнить первую часть, проблем с внесением информации возникнуть не должно.

Законодательство предписывает, что деньги должны поступить в кассу в тот же день, когда был составлен кассовый ордер.

Единственное отличие в заполнении квитанции состоит в том, что документ должен быть заверен печатью. Если законодательство не обязывает организацию иметь печать, наличие ее оттиска на ордере необязательно.

Особенности заполнения документа

Предприниматели довольно часто сталкиваются с необходимостью составить кассовый ордер. Однако не все знают, что существует ряд особенностей, которые необходимо учитывать, если предприниматель планирует использовать бланк квитанции к приходному кассовому ордеру в соответствии с действующим законодательством.

В список особенностей документа входят:

1. Деньги должны поступить в кассу в тот же день, когда был составлен ордер.
2. Документ должен быть заполнен без помарок.
3. Кассовый ордер без чека может выдаваться только предпринимателями, которые выбрали в качестве системы налогообложения ЕНВД, и законодательство не предписывает для их дела необходимость в обязательном наличии кассы.
4. Владелец бизнеса должен вести четкую нумерацию всех ордеров в течение финансового года.

Законодательство предписывает, что деньги должны поступить в кассу в тот же день, когда был составлен кассовый ордер. На практике предприниматели часто игнорируют предписание.

Владелец бизнеса должен помнить, что, если документ составлен раньше поступления средств в кассу, он считается недействительным. Если во время проверки специалисты государственного органа выявят расхождение в цифрах, они могут заставить предпринимателя переделывать ордер или привлечь к ответственности.

Тонкости оформления

Бланк КО-1 приходного кассового ордера должен быть оформлен без ошибок, дописок и исправлений, информация вписана аккуратно. Если в процессе внесения данных человек, выполняющий процедуру, допустил ошибку, он должен взять новый бланк и начать операцию заново. Ордер с исправлениями и дописками считается недействительным.

Нельзя оформлять приходной кассовый ордер без чека. Законодательство позволяет выполнить операцию в такой форме только организациям, которые осуществляют отчисления в пользу государства по ЕНВД и не имеют кассового аппарата.

Если организация не попадает под эти требования, она в обязательном порядке должна приложить к ордеру чек или другой бланк строгой отчетности. Иначе документ будет считаться недействительным.

Пренебрежение условиями заполнения может привести к тому, что документ будет считаться недействительным.

Оформляя новый ордер, предприниматель должен осуществить его нумерацию. Операция должна быть выполнена в отношении всех документов, которые были составлены в течение одного финансового года. Требование предписывается законодательством, однако на практике часто не соблюдается.

Операции с документом

Когда оформление закончено, кассовый приходник регистрируется в журнале регистрации. После выполнения операции в кассу должны быть внесены деньги. Когда процедура будет завершена, кассир отделяет отрывную часть от основной и отдает тому, кто внес средства.

После вручения ордера получатель должен:

1. Проверить документ на предмет правильности заполнения, наличия ошибок, помарок, дописок.
2. Удостовериться в наличии подписи лица, которое имеет право оставлять ее на ПКО.
3. Сверить бумаги, которые приложены к ордеру, со списком, указанным в соответствующей графе.

Если получатель обнаружит, что при заполнении документа были допущены ошибки, или часть указанных бумаг отсутствует, он должен вернуть ПКО и потребовать оформить его правильно.

Принимать документ следует только в том случае, если данные внесены в соответствии с действующем законодательством.