Как заполнять книгу учета бланков строгой ответственности

Операции по оказанию услуг или продаже товаров населению, сопровождаются выдачей отчетного документа. В работе организаций или индивидуальных предприятий, таким документом является бланк строгой отчетности. О всех нюансах ведения отчетности, а также как заполнять книгу учета бланков строгой ответственности объясним на примерах в данной статье.

Применение и формы БСО

Правила использования отчетных документов регламентировано на законодательном уровне, ПП РФ № 359 от 6.05.2008 и соответствующими письмами Министерства Финансов РФ.

Применяются при расчетах с физлицами в таких случаях:

• продажа билетов на пассажирский транспорт;
• в качестве залогового документа;
• при продаже путевок (туристических и экскурсионных);
• в качестве квитанций, абонементов, талонов и т.д.

Часть бланков имеет утвержденную форму, но возможна и индивидуальная разработка, применяемая на конкретном предприятии.

При самостоятельном формировании бланка, следует придерживаться таких правил составления документа:

• указывать название, номер и серию;
• название организации или ФИО руководителя;
• адрес регистрации (для юрлиц);
• ИНН юрлица или ИП;
• дата проведения расчетной операции;
• уплаченная сумма (с указанием типа расчета);
• данные сотрудника, несущего ответственность за заполнение БСО (ФИО, должность, подпись);
• печать юрлица (ИП);
• другие необходимые реквизиты организации.

БСО, напечатанные в типографии содержат информацию:

• название и адрес организации-изготовителя;
• ИНН организации;
• порядковый номер заказа на осуществление печати документов;
• количество выпущенных экземпляров;
• дата реализации заказа.

Хранение БСО

Принятие поступивших из топографии БСО осуществляется сотрудником, несущим материальную ответственность. В ходе мероприятия, проводимого в день поступления БСО, проверяется соответствие индивидуальных серий и номеров предоставленных бланков с соответствующими данными в накладных. По результатам проверки формируется Акт, после чего бланки могут быть поставлены на учет. Последующее движение, начиная с момента приема документов, фиксируются в книге учета БСО.

Предполагается особая процедура хранения бланков, предотвращающая возможный доступ к ним посторонних лиц.

Предусмотрены такие формы хранения документов:

1. Специально помещение.
2. Сейф.
3. Металлический шкаф.

По завершению каждого рабочего дня, объект (сейф или комната) опечатывается. Определенные условия содержания необходимы и для копий (или отрывных корешков). Вместе с некомплектными или испорченными образцами, они сохраняются в особых мешках, на протяжении пяти лет. После этого, подлежат списанию.

Ведение книги учета БСО

С целью контроля и фиксации движения документов, заводится книга учета БСО.

Законодательно утвержденной, единой формы ведения такой книги для ИП и юрлиц не существует.

ПП РФ № 359 от 6.05.2008 описывает только общие рекомендации по ведению журнала. В бюджетных организациях, для этой цели применяется форма 0504045, которую можно использовать, как образец заполнения книги учета БСО для ИП и юрлиц.

Индивидуальная разработка журнала выполняется с соблюдением таких требований:

• обязательная нумерация страниц;
• обязательна прошивка листов;
• наличие подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия с печатью.

Лицо, ответственное за заполнение и ведение книги, назначается руководителем. Также, руководитель определяет особенности и порядок ведения документа. Как правило, эта функция возлагается на кассира (сотрудника бухгалтерии). При этом, подписывается договор о несении материальной ответственности, между руководителем и назначенным сотрудником.

Документ предполагает выполнение кассиром таких функций:

• внесение информации в журнал;
• прием денег от физических лиц и выдача бланков;
• оприходование и обеспечение сохранности отчетных документов.

Заполнение книги

Для того, чтобы разобраться, как заполнять книгу учета бланков строгой отчетности как образец можно использовать форму 0504045 (скачать в excel).

Взяв за основу данную форму, можно сохранять имеющиеся графы, дополнять или видоизменять их по своему усмотрению. При этом, обязательно объективно отображать движение отчетных документов.

Готовую книгу, на основе законодательно утвержденной формы, можно купить в специализированных или книжных магазинах. Также, книга учета бланков строгой отчетности скачать форму 0504045 по ОКУД, доступна в интернете.

Журнал учета содержит такие данные:

• откуда бланки поступили в организацию (типография или индивидуальная разработка);
• фиксация каждой выдачи БСО;
• фиксация даты и основания для выдачи;
• общее количество выданных бланков;
• фиксация остатков БСО.

Записи о поступлении денег, в журнал не вносятся. Информация по каждому БСО фиксируется с указанием его серии и номера. Данная книга используется, в качестве средства учета непосредственно бланков, а не денежных сумм, полученных с их помощью. Заполнение книги требует аккуратности и внимания. Неверно заполненные или поврежденные бланки перечеркиваются и сохраняются. Утеря незаполненных БСО не предусматривает какого-либо наказания ответственного лица. В данном случае, руководитель имеет право на применение мер дисциплинарного характера и взыскание суммы стоимости утерянных бланков.

Важно учитывать, что использование БСО, при оказании услуг юрлицам запрещено.

Книга учета бланков строгой отчетности и пример заполнения формы 0504045 в электронном виде не ведется. Данное правило обусловлено особыми условиями ведения, соблюсти которые можно только, применяя бумажные носители информации. К ним относятся необходимость нумеровать все страницы, скрепление шнуром и печатью. Возможно изготовление отчетных документов на автоматизированных системах. Весь учет осуществляется в автоматически и наличие отдельной книги не требуется.

Особенности журнала учета БСО для ИП

Ведение индивидуальными предпринимателями кассовой книги, не служит основанием для отказа от бланков строгой ответственности. В случае возможности выбора между ККМ и БСО (некоторые условия налогообложения предусматривают такой выбор), большая часть предпринимателей отдает предпочтение БСО.

Этому способствуют определенные преимущества:

• нет необходимости приобретения специального аппарата и чековой ленты;
• не нужно регистрировать аппарат в налоговой, заключать договор о его обслуживании с ЦТО и следить за исправностью;
• мобильность в использовании БСО. Удобно, при необходимости непосредственного выезда к клиенту.

Заключение

Книга учета движения БСО — необходимый атрибут для организаций, предприятий или ИП, оказывающих какие-либо услуги населению. Наличие такой книги обязательно, при использовании обычных бланков, созданных в типографии. Самостоятельный выпуск отчетных документов, с использованием автоматизированных систем, не требует наличия такой книги.

Процесс хранения и объективность данных указанных в книге — контролируются на законодательном уровне. При этом, установленная форма заполнения книги существует только для бюджетных организаций. В остальных случаях, допускается самостоятельное составление книги на основе формы 0504045, с учетом всех обязательных граф и пунктов.