Как заполнить график отпусков по форме Т-7

Любой гражданин, работающий по трудовому законодательству, имеет право на оплачиваемый отпуск, который предоставляется в соответствии с графиком. Без документа работники не смогут отправиться на заслуженный отдых. Сотрудники предприятия не могут уйти в отпуск одновременно.

Владелец бизнеса, распределяющий даты, использует для их фиксации график отпусков, образец заполнения которого можно скачать ниже в статье.

Составляя документацию, следует учесть ряд нюансов, рассмотренных в данной статье. Это поможет выполнить процедуру правильно.

Зачем требуется заполнять график отпусков

График отпусков, пример унифицированной формы Т-7, которого можно обнаружить здесь, это документ, который представляет собой расписание ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников.

В бумагу включают весь перечень лиц, которые должны отправиться на отдых. Бланк фиксирует время и очередность. Задумавшись, как заполнить график отпусков, если отпуск разделен на части, владелец бизнеса не должен забывать, что основная цель документации – обеспечение бесперебойного функционирования учреждения.

Планирование отпусков, выполненное заранее, позволит найти своевременную замену человеку, который оправляется в отпуск.

Бумага относится к локальной документации компании. Ее должны исполнять как рядовые работники предприятия, так и лица, занимающие руководящие должности.

На практике бывают исключения. Работник может перенести очередной отпуск по собственному желанию, однако действие требуется согласовать с администрацией организации.

Руководитель фирмы может потребовать объяснить причину, в связи с которой человек желает отправиться на отдых в другое время. В учет могут быть приняты форс-мажорные обстоятельства. Внести корректировки в график рабочего времени можно и по инициативе предприятия. Причиной выполнения действия может служить производственная необходимость.

Любые изменения, которые вносятся в документацию, должны быть обоснованы и подтверждены приказом высшего должностного лица организации.

От составления графика нельзя отказаться. Если документация отсутствует в компании, это является нарушением прав сотрудников. Руководителя, который не обеспечил своевременное составление бумаги, сотрудники контролирующих органов могут привлечь к административной ответственности.

Когда используется

В действующем законодательстве прописано, что составлять локальный акт организации требуется один раз в год. Выполнить процедуру должен человек, который занимает главную руководящую должность в организации.

Утвержденный график нельзя исправлять. Единственное исключение из правил – корректировка документации в связи с вышедшим приказом об изменении сроков отпусков.

Следует помнить, что внести изменения в бланк невозможно, если администрация компании и ее профсоюзный орган будут выступать против осуществления процедуры. Чтобы попросить перенести время отдыха и изменить график работы, работник должен написать заявление. Бумага выпускается строго в письменной форме.

Начинать составление бумаги требуется в ноябре. К 18 декабря график должен быть утвержден. Если в течение года на работу в компанию устроились новые специалисты, их не нужно вписывать в локальный акт организации. Если им будет положен отпуск за отработанный период, срок и время отдыха согласовываются с руководством фирмы.

Документ должен быть не только своевременно составлен, но и утвержден. Бумагу заверяют подписями директор учреждения и человек, возглавляющий отдел кадров.

Действующее законодательство позволяет компании самостоятельно выбрать человека, который будет отвечать за утверждение документа. Обычно предпочтение отдают работникам профсоюза. Кроме того, если в фирме имеется орган, основная деятельность которого – защита прав рабочих, бумага в обязательном порядке согласовывается с ним.

Работники, информация о которых содержится в документации, должны в обязательном порядке ознакомиться с актом. Несмотря на то, что графа «подпись» отсутствует в бланке, сотрудники должны оставить соответствующий реквизит на бумаге.

Чтобы упростить процесс ознакомления, некоторые предприятия предпочитаю добавлять дополнительный столбец в бланк. В отведенном разделе работник и оставляет подпись, которая и подтверждает, что он изучил все положения бумаги.

Как правильно заполнить

Бумага имеет строго установленный вид. Данные вносятся в форму Т-7. Локальный акт организации составляется в 1 экземпляре. Чтобы упростить процедуру внесения данных, можно скачать бланк графика отпусков форма Т-7 выше.

Для удобства исполнения документация составлена в виде таблицы. Чтобы локальный акт организации был действительным, в нем должна присутствовать информация о:

• дате составления бумаги;
• органе, который утвердил локальный акт;
• отметки профсоюза об ознакомлении;
• номер протокола заседания, на котором обсуждался соответствующий вопрос и было принято решение об утверждении графика отпусков.

По центру бланка нужно указать информацию о форме документации. В данном случае это Т-7. Бумага обязательно должна быть удостоверена перечнем подписей уполномоченных лиц. Должно присутствовать и название документации. Вместе с датой и годом ее составления.

Внеся информацию в водную часть, человек, ответственный за процедуру составления документации, может переходить к фиксации данных в табличной части. Она состоит из 10 столбцов.

В столбцах указывается информация о:

• структурном подразделении, в котором выполняет деятельность сотрудник;
• должности работника, который отправляется на отдых;
• ФИО сотрудника;
• номер специалиста в табеле;
• количество дней, которые полагаются человеку для отдыха;
• дополнительных сведениях, которые касаются реализации процесса на практике;
• фактическая дата ухода сотрудника в отпуск.

Внеся все необходимые данные, главное должностное лицо отдела кадров должно оставить подпись и расшифровать ее. Затем бланк нужно передать на утверждение руководителю предприятия.

Нюансы заполнения

Предприятие самостоятельно распечатывает бланк. Все данные, которые содержатся с 1 по 6 графу можно тоже зафиксировать на бумаге с помощью техники. Однако 1 – 10 строки заполняются только от руки.

Чтобы упростить процедуру, с наступлением нового календарного года сотрудники отдела кадров вносят данные с 1 по 6 столбцы. Остальные данные записываются непосредственно перед уходом работника в отпуск.

Основанием для внесения записи служит заявление специалиста с просьбой предоставить очередной отдых и приказ, составленный по форме Т-6.

Работодатель имеет право вызвать сотрудника из отпуска. Для этого специалист должен написать заявление, подтверждающее выход на работу. Бумага служит основой для корректировки содержимого строк 8 – 10.

Если работник решит разделить положенный период отдыха на несколько частей, данные об этом тоже должны быть внесены в график.

Следует помнить, что работодатель имеет право использовать для заполнения документации унифицированную форму или внести корректировки в бланк. Позволяет это сделать нормативно-правовой акт, вышедший в 2014 году.