Как правильно оформляются акты приема-передачи имущества

Акт приема-передачи имущества — это документ, который подтверждает по факту передачу бумаг и материальных ценностей, отмеченных в нем. Действие производится одним физическим лицом по отношению к другому на основании предварительно составленного договора. Это осуществляется при переводе работника на другую должность, при увольнении сотрудника, а так же во время ликвидация подразделения и так далее.

Подробнее об акте

В типовой форме акта приема-передачи имущества отображаются нормы заполнения, обязательные для соблюдения. Тем не менее, для предприятий различных сфер деятельности предусматриваются документы, в которых содержатся необходимые информационные сведения. Например, если составляется акт по приему или передаче имущества в виде автомобиля, то его основная задача заключается в подтверждении факта передачи транспорта.

Документация выступает в качестве дополнения к договору купли-продажи. В качестве сторон, принимающих участие в заполнении документации, могут выступать разные лица. Если имущество передается во временное пользование и это случается внутри организации, то нет необходимости составлять бумагу, так как для того, чтобы подтвердить некоторые факты, достаточно получить приказ от руководителя.

Обратите внимание: простой акт приема-передачи имущества или товара, образец заполнения которого можно скачать по ссылке, предназначен для подтверждения передачи ТМЦ на ответственное хранение.

После подписания бумаги лицо, отвечающее за хранение, получает в ответственность все обязательства. При нарушении условий, которые указанны в акте, пострадавшее лицо имеет право потребовать компенсацию за причиненный ущерб посредством частичной или полной оплаты стоимости.

Акт приема-передачи имущества является важным дополнением к договору, на основании которого происходит та или иная сделка

Порядок составления

Как правило, акт передачи имущества (передаточный акт), образец которого является простым и понятным к восприятию – перечень передаваемых товарных позиций.

Традиционно в документ вносятся данные, способные заявить о тех или иных позициях сторон:

• список товаров, передаваемых от одной стороне к другой;
• качество поступающих в хранение товаров и их количественная характеристика, выраженная в нужных единицах;
• отметки о том, есть ли расхождения в этих товарах, или же они отсутствуют;
• показатели стоимости товаров, например, цена одной единицы, размер налога на добавленную стоимость, цена поставки и другие факторы.

В качестве основной цели рассматриваемого акта выступает подтверждение факта передачи и соблюдение особенностей процедуры его заполнения, а также выполнения действий.

Другими словами, в акте наблюдается описание некоторых позиции:

• проводился полноценный осмотр товарных ценностей, при этом процессе присутствовал представитель поставщика;
• было подтверждено на 100% то, что в этой области отсутствуют расхождения;
• рассмотрены основные претензии к поставщику, посреднику или покупателю;
• товары доставлены в место назначения в соответствии со всеми особенностями договора без особых нарушений.

Обратите внимание: судебная практика показывает, что пренебрежение полноценным заполнением этой документации – свидетельство того, что приемка была произведена, и все стороны согласны с текущим положением дел. Это говорит о том, что затем ни одна из сторон не сможет предъявить претензий к обнаруженному браку, отсутствии определенных товаров в партии поставки, а также к возникшим проблемам.

Дополнительные данные

Количество и особенности дополнительных реквизитов в данном документе не имеет ограничений, поэтому в форме, которая разрабатывается самостоятельно, можно отобразить определенный перечень данных:

• место приемки и фактической передачи товаров;
• условия, при которых осуществляется сдача-приемка;
• наличие расхождений или отсутствие таковых.
• бланк акта приемки товара по качеству и по количеству может иметь и другие реквизиты.

Акт выполняется в двух экземплярах и подписывается в момент приемки-передачи имущества

Когда необходимо составлять акт

Существуют ситуации, в которых необходимо составить акт приема-передачи имущества. Такие случае возникают:

1. При наличии и составлении договора транспортной экспедиции. Документация в данной ситуации составляется непосредственно поставщиком, а также подписывается им и экспедитором.
2. Основная цель составления документации – подтверждение факта принятия товаров, находящихся в определенном количестве и имеющих определенное качество.
3. В случае составления договора комиссии. Действие одной стороны направлено на строгое соблюдение интересов второй – комитента. Поручения выполняются за установленное вознаграждение. О том, что есть острая необходимость в составлении документации, свидетельствует ГК РФ, ст. 1000.
4. В случае составления договора хранения ТМЦ на складе. На основании существующей статьи 907 ГК РФ есть несколько положений касательно особенностей хранения вещей. Документ содержит информацию об основных условиях приемки.

Бланк акта приема-передачи имущества имеет несколько особенностей, которые важно принимать во внимание на практике.

Составление документации по формам

Есть два основных варианта, на основании которых то или иное предприятие занимается составлением акта:

1. Применение унифицированной формы. Это может быть тип документа ТОРГ-1, утвержденный статистическим комитетом и другими инстанциями. Образец акта приемки товара составляется в соответствии с 44-ФЗ.
2. Использование самостоятельной формы. Есть перечень особенностей составления такого акта, которые касаются содержания ряда реквизитов, таких как:

• название документации, дата составления, которая должна соответствовать дню поступления ТМЦ для хранения;
• наименование лица, которое занималось непосредственно составлением этого документа. В качестве составителя выступает любая сторона – сам поставщик или посредник;
• содержание и порядок проведения операции, предполагающей составление данного акта;
• измерение операции и единицы, в которых оно осуществляется. То есть происходит составление перечня по имени, количеству и стоимости каждой единицы товаров. Если измерение осуществляется в денежной форме, оно должно быть указано исключительно в национальной валюте;
• должности сотрудников, принимающих на себя ответственность за совершение операций и оформление документации.

Кто занимается подписанием акта

На акте должны присутствовать подписи нескольких ответственных лиц:

1. Представитель поставщика и компании, которая занимается поставками. Акт подписываетс на основании предварительно составленной доверенности.
2. Лицо, назначенное покупателем. Если им оформляется акт самостоятельно, то со стороны его может назначаться целая комиссия, что осуществляется приказом в рамках предприятия. В состав комиссионной делегации могут входить не только работники склада, но и его руководитель, а также прочие уполномоченные лица.

Обратите внимание: акт расхождения при приемке товаров или так называемый акт о недостаче товаров при приемке, образец которого можно скачать здесь имеет место быть в случаях, когда наблюдаются различия в фактических и теоретических данных.

Составляется такая документация в двух экземплярах (иногда их число достигает большей величины), все зависит от количества сторон. Подписание любого акта происходит только после того, как сотрудники проведут полноценный прием товаров в процессе их передачи. Так, если в процессе поставок задействована транспортная компания, то акт подписывается представителем поставщика, экспедитором, а затем и самим покупателем. Общее количество документов составляет 3 шт.