Должностная инструкция секретаря руководителя

Секретарь – работник предприятия, его деятельность имеет техническую направленность и нацелена на улучшение условий труда для других работников, предоставление помощи руководителю по текущим вопросам, находящимся в рамках компетенции работы сотрудника. Рассмотрим образец должностной инструкции секретаря руководителя, его задачи и полномочия в рамках фирмы.

Общие сведения о работнике

Сотрудник имеет отношение к категории работников технического плана. Распоряжения касательно занятости и увольнения сотрудника находятся в компетенции приказа директора по представлению.

Знания секретаря обширны и включают в себя следующие положения:

• Владение информацией о различных распоряжениях и приказах, а также о постановлениях и прочих актах, документационных сведений, которые имеют непосредственное отношение к деятельности фирмы.
• Представление о данных, отраженных в инструкциях.
• Тонкости и нюансы организации.
• Основные методики, используемые для обработки документации.
• Базы ПК.
• Правила, на основании которых используются технические устройства и оргтехника фирмы.
• Основные нюансы писем делового характера с применением форм и шаблонов.
• Стандартизацию системы распорядительных документов.
• Правила, на основании которых печатаются деловые письма и типовые формы.
• Трудовое законодательство.
• Особенности, в соответствии с которыми формируется внутренний распорядок компании.

На данную должность принимается кандидатура только с профильным высшим образованием и опытом организационной работы.

Когда данный сотрудник находится вне места своей должности, его обязательства возлагаются на другое лицо, обретшее его права на время. Данное лицо ответственно за то, чтобы возложенные обязанности исполнялись в полном объеме.

Обязательства и задачи работника

Должностные обязанности секретаря можно представить в следующем перечне:

1. Осуществление работ, которые направлены на организационное и техническое обеспечение фирмы.
2. Принятие корреспонденции и документации, которая поступает сотруднику, а далее он передает нужные сведения соответствующим структурным работникам и подразделениям.
3. Ведение делопроизводства в соответствии с нормами и установленными стандартами, полноценное выполнение операций, в которых требуется использование компьютеров и техники.
4. Ведение приемки документов на подпись, а также личных заявлений.
5. Подготовительные работы, которые требуются для беспрепятственной работы.
6. Слежение за тем, чтобы все службы обеспечивали своевременное предоставление данных, секретарь, помимо этого, обеспечивает их полноценное редактирование.
7. Обеспечение качественной организации переговоров по телефону, ведение записи информации, если директор отсутствует, доведение до его сведения содержания, прием информации по специальным устройствам и прогрессивным каналам связи.
8. На основании поручений, полученных от руководителя, секретарь занимается составлением писем, готовит ответы на письма их авторам.
9. Осуществление полного комплекса работ, связанных с подготовительными операциями, которые традиционно проводятся руководителем по сбору нужных данных, их учету и оформлению.
10. Контроль исполнения приказов всеми работниками предприятия, а также тот факт, чтобы каждым сотрудником соблюдались основные сроки, в которые должен быть выполнен перечень указов, находящихся под контролем специалиста.
11. Ведение деятельности, связанной с картотекой, проведение мероприятий и работ, связанных с полноценным обеспечением рабочего места.

Руководство компании обязуется информировать секретаря о текущем положении дел организации.

Функции секретаря на предприятии весьма обширны, он выполняет многочисленные работы, связанные с улучшением деятельности и взаимоотношений директора с подчиненными звеньями.

Права сотрудника

Помимо обязательств, сотрудник наделен неотъемлемыми правами, согласно трудовому кодексу РФ.

1. Ознакомление с основными решениями руководства.
2. Внесение личных предложений, направленных на совершенствование работы.
3. Сообщение руководителю о недостатках работы, которые имеют место быть в ходе исполнения обязательств.
4. Запрос требуемой информации и документов, которые нужны для качественного и своевременного выполнения обязательств.
5. Требование документации, которая может быть полезной для выполнения рабочих обязанностей сотрудника.

Помощник руководителя обязан обеспечить выполняемость операций, которые традиционно проводятся руководителем по сбору нужных данных, их учету и оформлению.

Ответственность

Рассматривая вопрос о том, что делает секретарь, можно выделить ответственность этого сотрудника за ряд операций, проводимых в рамках деятельности фирмы.

• За неверное исполнение обязанностей сотрудником.
• За правонарушения, предусмотренные в нормах закона.
• За случаи, сопровождающиеся причинением ущерба материального характера.

Секретарь и помощник директора – сотрудник, занимающий ответственную должность. На данную должность принимается только кандидатура с высшим образованием и опытом организационной работы.