Нужна консультация?

Должностные обязанности секретаря-производителя: образец инструкции

Нынешнее трудовое законодательство позволяет зачислить в штат сотрудников без подписания должностной инструкции. Однако такой документ облегчает задачу работодателя и соискателя на вакантное место – ведь там прописаны нюансы сотрудничества. Сегодня мы хотим предложить образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, поскольку эта специальность востребована в каждом известном сегодня направлении деятельности.

Назначение и типы документа

Служебное руководство для персонала позволяет одновременно решить сразу несколько задач. Инструкция регулирует порядок трудовых отношений в коллективе и обозначает границы компетенции отдельного работника. Кроме того, подобный документ дает точное определение ответственности сотрудника и очерчивает примерную субординацию на предприятии. Ведь слаженная работа коллектива компании становится залогом ее процветания.

Написание должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Написание должностной инструкции не является обязательным аспектом в работе компании, но это руководство облегчает задачу директору и наемному работнику

Служебные инструкции бывают либо типовыми, разрабатываемыми под определенную должность, либо индивидуальными, которые пишут для конкретного сотрудника. Поскольку закон не дает четких нормативов написания подобных документов, руководитель вправе разработать удобный для себя бланк. Специалисты советуют обратить внимание на первый вариант – ведь такое руководство применяют сразу к нескольким претендентам на определенную вакансию, сокращая трудозатраты.

Порядок оформления инструкции

Поскольку служебное руководство юристы относят к категории внутренней документации предприятия, руководитель при написании такого норматива придерживается определенных правил разработки подобных бумаг. Директор уточняет наименование организации, прописывает тип формуляра, датирует сведения, указывает формулировку «утверждаю» и оставляет графы для подписи заинтересованных сторон.

Образец оформления должностной инструкции
Документ оформляют согласно утвержденным правилам и порядку

Непосредственный текст инструкции тоже разрабатывается по определенной схеме. Руководитель отдела начинает с описания общих положений и функций. Затем он разрабатывает пункты о служебных обязанностях работника и его полномочиях. Завершают формирование руководства разделы об ответственности сотрудника и его взаимодействии с другим персоналом. Изучим руководство по написанию типовой инструкции в деталях.

Суть специальности

Современный секретарь – это своеобразный помощник директора предприятия или структурного подразделения. Такой человек работает с колоссальным объемом документов разной направленности и общается с посетителями и персоналом. Поэтому соискатель на подобное место – дисциплинированный работник, владеющий навыками корректного ведения диалога. Кроме того, претендент на эту вакансию указывает в резюме уровень технической грамотности и степень владения делопроизводством.

Знание нормативно-правовой базы государства и внутренней документации компании – обязательное требование к работнику. Среди подобных документов мы перечислим трудовое законодательство, Устав организации, нормативы по технике безопасности труда, руководства по соблюдению условий СЭС и пожарной инспекции. Кроме того, этот работник взаимодействует с руководителями отделов и филиалов фирмы, поэтому он знает всех представителей, имеющих такие полномочия.

Функции секретаря-делопроизводителя
Секретарь-делопроизводитель — это компетентный сотрудник, помогающий вести документооборот руководителю

Директор просматривает кандидатуры на подобное место и выделяет людей, владеющих определенной совокупностью личностных и профессиональных качеств. Перечислим те из них, которые становятся конкурентным преимуществом для такого рода работников. Наш список выглядит следующим образом:

  1. Компетентность. Владение современными технологиями в области работы с оргтехникой, знание иностранного языка и грамотность – ключевые критерии отбора сотрудников.
  2. Дисциплинированность. Человек, способный разумно организовать рабочий процесс и серьезно подойти к выполнению поставленных задач будет эффективным работником.
  3. Активность. Способность творчески решать некоторые производственные вопросы и желание постоянного расширения кругозора становится определяющим фактором для руководителя в выборе претендента на это место.

Существует немало других профессиональных навыков, характерных для определенной сферы занятия. Здесь владельцу компании целесообразно точно указывать желаемые качества работника, ориентируясь на непосредственное направление предприятия.

Должностная инструкция: субординация секретаря-делопроизводителя
Этот сотрудник подчиняется руководителю своего отдела или подразделения и выполняет его поручения

Указывая служебную субординацию, директор уточняет, кому подчиняется делопроизводитель и кто вправе временно заменить его. Здесь же прописывают процедуру утверждения сотрудника на рабочем месте, условия его работы и порядок увольнения.

Условия отбора претендентов

Учитывая серьезную конкуренцию в этой сфере, рассмотрим отдельный перечень требований, предъявляемых к соискателям на эту должность. Функции секретаря-делопроизводителя выглядят приблизительно так:

  • заниматься бумажной работой с важными документами;
  • владеть базовыми навыками делопроизводства;
  • принимать посетителей и вести запись;
  • уметь работать с архивами;
  • оказывать помощь руководителю в пределах компетенции должности;
  • быть технически грамотным человеком, владеющим знанием ПК.
Требования к секрктарю-делопроизводителю по должностной инструкции
Секретарь обязан выглядеть презентабельно и выполнять корпоративные правила предприятия

Директору фирмы уместно обратить внимание на соискателей, имеющих соответственные дипломы и стаж подобной работы. Кроме того, здесь ключевую роль играет внешность претендента и его навыки грамотно построить беседу. Такой человек обязан выглядеть презентабельно и аккуратно, придерживаясь корпоративных правил.

Грамотная и понятная речь, приятный тембр голоса и знание правил компании максимально исключают появление вероятных конфликтов. Заметьте, подобные ситуации этот сотрудник решает в пределах своей компетенции.

Иногда специфика занятия предполагает узкую направленность знаний соискателя. В подобных случаях руководитель указывает желаемые навыки сотрудника в объявлении о найме. Обычно к специфическим умениям относят формирование и работу с базами документов в электронном виде и знания специального программного обеспечения.

Служебные обязательства

В этом разделе руководитель указывает должностные обязанности секретаря-делопроизводителя. Это конкретное описание служебных функций сотрудника, которые он должен исполнять. Среди таких обязательств мы перечислим такой список позиций:

  • получение и отсылка писем и другой корреспонденции фирмы;
  • направление внутренних бумаг по месту их непосредственного назначения (филиал, подразделение, отдел);
  • предоставление справок и ведение общей картотеки;
  • создание условий для быстрого поиска нужной документации, отыскивание бумаги по просьбе руководства;
  • оформление и осуществление учета оборота документации компании, проходящей через его отдел;
  • обеспечение соответствующих условий для сохранности документооборота предприятия и работа с архивом;
  • предоставление разъяснений посетителям в границах компетенции работника.
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя
Основной обязанностью сотрудника является работа с приемом и упорядочиванием документации фирмы

Кроме того, здесь директор предприятия, формирующий служебное руководство, вправе дополнить этот перечень отдельными обязанностями работника на свое усмотрение.

Сфера влияния

Этот пункт регламентирует права сотрудника. Тут владелец компании четко ограничивает полномочия кандидата на такое вакантное место и указывает круг его компетенции. Мы предлагаем примерно следующий перечень:

  • использование специального оборудования и средств, чтобы обеспечить нормальное исполнение служебных функций;
  • получение доступа к бумагам, без которых работник не сможет соответствовать занимаемой должности;
  • повышение профессиональных навыков для улучшения качества работы;
  • подписание документации, находящейся в пределах компетенции сотрудника;
  • самостоятельное решение задач, доступных работнику по его должностному положению (тут уместно перечислить конкретный перечень позиций);
  • изучение решений и указаний управления компании, касающихся профессиональной деятельности;
  • запрашивать поддержки и содействия руководства, чтобы выполнять служебные обязанности на требуемом уровне.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: права и компетентность
Неотъемлемым правом делопроизводителя становится требование к начальству обеспечить рабочее место необходимым инвентарем и техникой

В конце этого раздела директор может добавить пункт о правах работника, которые утверждены в ТК. Кроме того, допускается и расширение указанных полномочий сотрудника в случаях, когда руководитель считает подобную меру необходимой.

Об ответственности секретаря

Составляя этот пункт, работодатель указывает общую степень ответственности подчиненного за пренебрежение служебными обязанностями и их несвоевременное выполнение согласно законам о труде. Здесь же указывают наступление ответственности за совершенное преступление. Здесь директор руководствуется нормами Гражданского, Уголовного или Административного кодекса, в зависимости от тяжести нарушения.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя: ответственность
Степень ответственности работника определяет действующее законодательство государства

В некоторых случаях руководителю целесообразно уточнить конкретный список проступков и вариантов возможных взысканий. Приведем такой перечень в качестве примера:

  • нерациональное распоряжение служебным временем и отказ выполнять прямые обязанности;
  • раскрытие конфиденциальной информации либо бумаг третьим лицам, не имеющим отношения к работе в компании;
  • несоблюдение нормативов санитарии, пожарной и трудовой безопасности;
  • использование служебного положения в корыстных целях.

Среди возможных мер, которые следует предпринять в качестве взыскания, директору целесообразно указать возможность вынесения выговора, лишения премии, наложения штрафа и увольнения.

Сфера взаимодействия

Этот раздел руководства обычно не отображается. Однако, указывая точный список персонала, с которым соискатель на должность делопроизводителя вправе связываться для решения служебных вопросов, директор облегчает задачу новичку. Кроме того, подобный пункт позволяет регулировку компетенции этого работника и персонала других смежных подразделений.

Должностные обязанности и функции секретаря-делопроизводителя
Очерчивание порядка и степени взаимодействия работника с представителями других структурных подразделений помогает упростить рабочий процесс

Написание должностного руководства относится к полномочиям начальника конкретного отдела. Затем такая бумага проходит необходимую юридическую проверку и утверждается владельцем либо директором предприятия. Узнать, как выглядит этот документ, вы сможете, скачав его готовый образец на нашем сайте.

 

Добавить комментарий