Выставление счета на оплату

Счет на оплату – это первичный документ, который можно отнести к необязательным. Он помогает упорядочить взаимоотношения между заказчиком и исполнителем, задокументировать факт оплаты. Также он может потребоваться при оплате услуг или работ через банк: все большее количество предпринимателей интересуются, как сделать счет на оплату онлайн, для этого необходимо изучить пример счета на оплату услуг и научиться правильно его заполнять.

Необходимость выставления этого документа обычно приписывается в договоре. Если этот пункт отсутствует, то и готовить его необязательно. В таких договорах, как правило, указывается фиксированная сумма. Если она варьируется от сроков и объемов, то дополнительно к договору за каждый вид работ выставляется счет.

Когда выставляется

Законодательством РФ утверждено, что любые сделки должны быть сопровождены соответствующим договором. Он регламентирует отношения между сторонами, устанавливает обязанности, ответственность и сроки выполнения работ. Ряд договоров содержат также информацию о стоимости. Это касается договоров, взаимодействие по которым носит разовый характер.

В случае, если договор заключается на длительное время с последующей пролонгацией, к каждому заказу в рамках этого документа необходимо дополнительно выставлять счет.

Выставление счета на оплату таким способом позволяет избежать необходимости каждый раз заключать новый контракт. Также такая система работы страхует от изменений стоимости работ, объемов, позволяет вести более гибкую политику и корректировать при необходимости затраты.

Скачать бланк выставления счета на оплату.

Как выписать счет на оплату

Законодательно он не является бухгалтерским документом, а потому не существует официального бланка. Каждая организация вправе самостоятельно решать, в каком виде выставлять счета своим партнерам.

При этом документ должен содержать следующую информацию:

1. Реквизиты каждой стороны.
2. Дату выставления и номер документа.
3. Описание выполненных работ.
4. Подписи и печати сторон и др.

По желанию составителя документ может содержать и другие сведения: например, срок действительности, условия оплаты, сроки выполнения работ и другие пояснения.

С юридической точки зрения физическое лицо не может выставить этот документ. Чтобы работа подрядчика-физического лица была оплачена, ему придется оформить ИП или ООО.

По безналичному расчету

Наиболее востребованный способ оплаты услуг в крупных компаниях, имеющих собственную бухгалтерию – это безналичный расчет. Этот способ ускоряет процесс и делает взаимодействие оперативным.

Чтобы разобраться, как выставить счет на оплату по безналу онлайн и заполнить бланк (образец которого можно взять на бухгалтерском портале или скачать здесь), нужно сначала оформить электронно-цифровую подпись. С ее помощью можно подписывать и зашифровывать любые файлы и работать исключительно с электронными документами. В остальном бланк выглядит так же, как и стандартный документ.

Оплата от ИП и ООО

Организации могут составлять бланки двумя способами:

• самостоятельно формировать каждый документ отдельно;
• выставлять их с помощью специальных бухгалтерских программ.

Различные CRM-программы позволяют автоматически составлять бланки для каждого контрагента, при этом риск ошибок будет минимальным.

Достаточно один раз вбить информацию по заказчику, и программа будет выставлять корректные, унифицированные документы без сбоев. Это также поможет отслеживать счета, проверять их оплату и ускорить рабочие процессы внутри собственной фирмы.

Вне зависимости от формы ведения бизнеса (ИП или ООО), бланк счета на оплату покупателю должен содержать следующие сведения:

1. Реквизиты ИП или ООО (ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес и пр.).
2. Данные банка организации (расчетный счет, БИК и пр.).
3. ОКПО и ОКОНХ.
4. Описание услуг.
5. Подписи сторон.
6. Даты и пр.

После указания всех сведений, в нижней части документа ставятся подписи, фамилии и инициалы руководителя фирмы или главного бухгалтера. Соблюдение этих формальных правил поможет узнать, как правильно выставить счет на оплату от ИП. Образец, если фирма не использует профильное программное обеспечение, можно самостоятельно составить в офисных программах.

Все изменения должны быть заверены директором или руководителем, а также уполномоченным представителем бухгалтерии.

Оформление с НДС и без НДС

НДС – форма налогообложения, которую организация может выбрать при необходимости. Однако, вне зависимости от того, платит компания НДС или использует другую систему уплаты налогов, счет должен содержать информацию об этом.

Размер НДС должен быть указан отдельно, оплачивающая сторона должна видеть размер налога и итоговую общую сумму. Образец-счет с НДС отличается только в части выставления итоговой суммы.

Кроме него необходимо отдельно выставлять счет-фактуру. Она не подписывается оплачивающей стороной, однако необходима для отчетности.

Счет на оплату от физического лица

Выставление счета, помимо всего прочего, способствует также выполнению обязательств предпринимателями перед Налоговым кодексом. При получении любого дохода гражданин обязан уплатить налог.

Физические лица не платят налогов за свою работу в качестве подрядчиков, а потому большинство фирм не соглашается брать обязательства по уплате налогов на себя. С юридической точки зрения физическое лицо не может выставить этот документ. Чтобы работа подрядчика-физического лица была оплачена, ему придется оформить ИП или ООО.

Распространенные ошибки при составлении

Наиболее распространенными ошибками являются проблемы, связанные с датами. Многие фирмы не соблюдают пятидневный срок, установленный НК РФ. В этот срок с момента выставления счета должна быть произведена отгрузка товара, в противном случае документ считается некорректным.

Важно также отслеживать, чтобы на всех экземплярах были проставлены верные даты, проверять реквизиты компаний и наличие подписи.

Все изменения, которые вносятся в этот документ, должны быть впоследствии заверены директором или руководителем, а также уполномоченным представителем бухгалтерии.

Для работы оптимальнее всего использовать унифицированный бланк и подгонять его под каждого клиента. К примеру, счет на оплату от ИП без НДС: образец легко можно переделать под счет от ИП с НДС. Главное – соблюдать и проверять достоверность сведений.